Wydział Organizacji, Bezpieczeństwa i Promocji Miasta
Dyrektor Wydziału: Rafał Czarnecki
Tel. (29) 679 54 78, pokój nr 203
Stanowiska w ramach wydziału:
- ds. informatycznych - tel. (29) 679 54 65
- ds. obsługi sekretariatu - tel. (29) 679 54 21, 679 54 55
- ds. pracowniczych - tel. (29) 679 54 35
- ds. promocji miasta - tel. (29) 679 54 66
- ds. obsługi kancelarii - tel. (29) 679 54 22, 679 54 52
- ds. organizacyjnych - tel. (29) 679 54 67
- ds. obronnych, bezpieczeństwa i zarządzania kryzysowego - tel. (29) 679 54 40
Wydział Organizacji, Bezpieczeństwa i Promocji Miasta prowadzi sprawy z zakresu organizacji, funkcjonowania i planowania pracy Urzędu, spraw personalnych i szkoleń pracowników, spraw administracyjno - gospodarczych, promocji miasta a w szczególności:
1. W zakresie spraw personalnych realizowane są zadania:
1) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników;
2) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych dyrektorów szkół i przedszkoli;
3) przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy;
4) organizowanie i nadzorowanie realizacji zadań z zakresu bhp i ppoż. w Urzędzie Miasta;
5) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników;
6) prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych pracowników;
7) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie organizowania robót publicznych i interwencyjnych oraz staży;
8) organizowanie praktyk zawodowych dla uczniów szkół średnich i studentów szkół wyższych;
9) prowadzenie sprawozdawczości z zakresu spraw pracowniczych;
10) przyjmowanie i rejestracja oświadczeń majątkowych składanych do Burmistrza przez osoby zobowiązane;
11) przygotowywanie, w uzgodnieniu z Sekretarzem, projektów zakresów czynności dla kierujących Komórkami organizacyjnymi i dla samodzielnych stanowisk pracy;
12) opracowywanie zasad i przygotowywanie dokumentów do przeprowadzenia ocen pracowników Urzędu;
13) organizowanie służby przygotowawczej dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowiskach urzędniczych;
14) prowadzenie ewidencji osobowej i akt osobowych pracowników;
15) prowadzenie zbiorczej ewidencji czasu pracy pracowników Urzędu;
16) prowadzenie sprawozdawczości z zakresu spraw osobowych;
17) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami wewnętrznymi i zewnętrznymi pracowników Urzędu oraz podnoszeniem kwalifikacji pracowników;
18) opracowanie na zlecenie Burmistrza wniosków o nadanie odznaczeń państwowych i innych odznaczeń dla pracowników Urzędu oraz Dyrektorów Miejskich jednostek organizacyjnych;
19) prowadzenie spraw związanych z użytkowaniem przez pracowników Urzędu i Dyrektorów miejskich jednostek organizacyjnych samochodów prywatnych do celów służbowych;
20) prowadzenie rejestru delegacji służbowych;
21) przygotowywanie i dokumentowanie przebiegu naboru na wolne stanowiska pracy w Urzędzie;
22) prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem konkursów na Dyrektorów miejskich jednostek organizacyjnych;
23) przestrzeganie terminów badań wstępnych, kontrolnych i okresowych;
24) uzgadnianie badań z poradnią medycyny pracy;
25) rozpatrywanie wniosków o zwrot kosztów za zakup okularów korygujących wzrok;
26) opracowywanie projektu regulaminu organizacyjnego Urzędu i przedstawianie wniosków usprawniających;
27) opracowanie, realizacja i monitorowanie procesów związanych z:
a) naborem nowych pracowników,
b) systemem szkoleń dla pracowników,
c) budowaniem ścieżki awansu zawodowego,
d) systemem wynagradzania pracowników,
e) systemem oceny pracowników;
28) wdrażanie nowych metod organizacyjnych pracy w Urzędzie;
29) opracowanie i prowadzenie działań związanych z badaniem poziomu zaangażowania pracowników;
30) monitorowanie organizacji pracy w urzędzie i przygotowywanie propozycji zmian;
31) opracowywanie analiz i informacji o sytuacji kadrowej w Urzędzie oraz sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości w tym zakresie;
32) dokonywanie analiz i sprawozdań dotyczących zadań realizowanych w zakresie obsługi interesanta;
33) prowadzenie badań ankietowych i analiz dotyczących satysfakcji klienta zewnętrznego i wewnętrznego;
34) opracowywanie projektów aktów wewnętrznych Burmistrza, dotyczących spraw pracowniczych i prowadzenie ich zbioru;
35) nadzór i prowadzenie całokształtu prac związanych z przygotowywaniem opisów stanowisk pracy;
36) prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu wraz z opracowywaniem regulaminu korzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
2. W zakresie bezpieczeństwa realizowane są zadania:
1) wykonywanie działań związanych z monitorowaniem, planowaniem, reagowaniem i usuwaniem skutków zagrożeń na terenie Miasta;
2) realizacja zadań z zakresu planowania cywilnego;
3) zapobieganie, przeciwdziałanie i usuwanie skutków zdarzeń o charakterze terrorystycznym;
4) obsługa Zespołu Zarządzania Kryzysowego Miasta Ostrów Mazowiecka;
5) opracowanie i aktualizacja dokumentacji dotyczącej:
a) planu operacyjnego funkcjonowania Miasta w warunkach kryzysu i wojny,
b) pozamilitarnych przygotowań obronnych,
c) stanowiska kierowania,
d) zorganizowania i funkcjonowania stałego dyżuru,
e) podmiotów leczniczych na potrzeby obronne państwa,
f) akcji kurierskiej,
g) organizacji Urzędu na czas wojny;
6) rozpatrywanie wniosków w sprawie świadczeń na rzecz obrony, prowadzenie postępowania wyjaśniającego i przygotowanie decyzji dotyczących świadczeń na rzecz obrony;
7) opracowywanie planów i zestawień świadczeń osobistych i rzeczowych;
8) udział w przygotowaniu i przeprowadzeniu kwalifikacji wojskowej;
9) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji i wypłatą świadczeń dla żołnierzy;
10) opracowanie i aktualizacja planu obrony cywilnej;
11) przygotowanie do działań jednostek organizacyjnych obrony cywilnej;
12) sporządzenie wykazu instytucji państwowych, przedsiębiorców i innych jednostek organizacyjnych oraz społecznych organizacji ratowniczych funkcjonujących na terenie Miasta, przewidzianych do prowadzenia przygotowań i realizacji przedsięwzięć w zakresie obrony cywilnej;
13) przygotowanie i organizowanie ewakuacji ludności na wypadek powstania zagrożenia dla życia i zdrowia;
14) przygotowanie i zapewnienie działania systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania o zagrożeniach;
15) planowanie, organizacja i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń i treningów z zakresu spraw obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego;
16) przedstawianie propozycji związanych z reklamowaniem od pełnienia służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny;
17) współpraca z jednostkami administracji rządowej, przedsiębiorcami, organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami w zakresie realizacji zadań obronnych, obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego oraz bezpieczeństwa i porządku publicznego;
18) wykonywanie innych zadań określonych w odrębnych ustawach lub wynikających z planowania cywilnego oraz z planów i programów obronnych;
19) prowadzenie kancelarii informacji niejawnych;
20) organizowanie ochrony fizycznej i zapewnienie bezpieczeństwa Urzędu;
21) zapewnienie ochrony informacji niejawnych i systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne;
22) zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych;
23) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji;
24) opracowywanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych oraz nadzorowanie jego realizacji;
25) prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych;
26) prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych lub pełniących służbę w jednostce organizacyjnej albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto;
27) zapewnianie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych w Urzędzie;
28) nadzorowanie opracowania i aktualizowania dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych w Urzędzie;
29) zapewnianie zapoznania osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych;
30) podejmowanie odpowiednich działań w przypadku wykrycia naruszeń zabezpieczeń lub podejrzenia naruszenia w systemie;
31) określenie pomieszczeń lub części pomieszczeń tworzących obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe;
32) nadzór nad fizycznym zabezpieczeniem pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe;
33) zapewnienie szkolenia osób dopuszczonych do danej grupy informacji chronionych, w tym zaznajomienie i przeszkolenie pracowników zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych i przepisami zawartymi w Polityce ochrony danych w zakresie zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie;
34) nadzór nad wykonaniem kopii zapasowych, ich przechowywaniem oraz okresowym sprawdzaniem pod kątem ich dalszej przydatności;
35) nadzór nad naprawami, konserwacją oraz likwidacją urządzeń komputerowych, na których zapisane są dane;
36) zapewnienie ciągłości i poprawności działania infrastruktury teleinformatycznej Urzędu poprzez:
a) administrowanie siecią teleinformatyczną i sieciowymi systemami operacyjnymi,
b) administrowanie bazami danych,
c) zarządzanie informatycznymi zasobami sprzętowymi oraz zainstalowanym na nich oprogramowaniem;
37) nadzór nad prawidłową eksploatacją i działaniem sprzętu komputerowego;
38) wybór sprzętu i programów odpowiednio do zadań wykonywanych w Urzędzie - nadzór nad eksploatacją sieci komputerowej i bieżąca obsługa sprzętu komputerowego w Urzędzie;
39) dokonywanie zakupów związanych z komputeryzacją oraz prowadzenie dokumentacji związanej z komputeryzacją;
40) prowadzenie ewidencji i znakowanie środków trwałych;
41) pomoc i instruktaż oraz szkolenie pracowników Urzędu w zakresie prawidłowej obsługi i eksploatacji oprogramowania;
42) monitorowanie użycia sprzętu komputerowego i sieci teleinformatycznej w Urzędzie;
43) współpraca przy prowadzeniu strony www i Biuletynu Informacji Publicznej;
44) zapewnianie ochrony danych osobowych zawartych w systemach informatycznych, w tym tworzenie systemów haseł ograniczających dostęp do danych:
a) identyfikujących pracownika,
b) ograniczających dostęp dla wybranych obszarów danych osobom posiadającym nadane im uprawnienia;
45) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników instalacyjnych zakupionego oprogramowania operacyjnego, narzędziowego, aplikacyjnego;
46) archiwizowanie codziennie zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu;
47) zapewnienie bezpieczeństwa danych przetwarzanych w systemach informatycznych Urzędu poprzez stosowanie przepisów obowiązujących w tym zakresie, w tym wymagań określonych w przepisach wewnętrznych;
48) kontrola i doradzanie Burmistrzowi w zakresie przestrzegania przeciwpożarowych wymagań techniczno-budowlanych, instalacyjnych i technologicznych;
49) doradzanie Burmistrzowi w zakresie wyposażenia budynku, obiektu budowlanego lub terenu w wymagane urządzenia przeciwpożarowe i gaśnice;
50) dbanie o zapewnienie konserwacji oraz naprawy urządzeń przeciwpożarowych i gaśnic w sposób gwarantujący ich sprawne i niezawodne funkcjonowanie;
51) doradzanie Burmistrzowi w zakresie zapewnienia osobom przebywającym w budynku, obiekcie budowlanym lub na terenie, bezpieczeństwa i możliwość ewakuacji;
52) doradzanie Burmistrzowi w zakresie przygotowania budynku, obiektu budowlanego lub terenu do prowadzenia akcji ratowniczej;
53) zapoznanie pracowników Urzędu z przepisami przeciwpożarowymi;
54) ustalanie sposobów postępowania na wypadek powstania pożaru, klęski żywiołowej lub innego miejscowego zagrożenia;
55) czynny udział w opracowaniu instrukcji bezpieczeństwa pożarowego dla budynku Urzędu oraz aktualizowanie jej według potrzeb;
56) okresowo organizowanie próbnych ewakuacji (co najmniej raz na 2 lata);
57) kontrolowanie poszczególnych komórek Urzędu pod względem przestrzegania wymagań w zakresie ochrony przeciwpożarowej;
58) występowanie do przełożonych pracowników z wnioskiem o usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości;
59) wnioskowanie do Burmistrza o ukaranie karą porządkową pracowników, którzy swoim zachowaniem stwarzają zagrożenie pożarowe w zakładzie pracy;
60) prowadzenie spraw związanych z obsługą i bieżącym utrzymaniem kamer wchodzących w skład systemu monitoringu miejskiego oraz kamer zainstalowanych w budynku Urzędu;
61) planowanie i rozbudowa systemu monitoringu miejskiego;
62) współpraca z Komendą Powiatową Policji w zakresie wykorzystywania monitoringu miejskiego oraz uzgadnianie lokalizacji kamer w ramach rozbudowy systemu monitoringu;
63) koordynowanie prac związanych z przygotowaniem przez Urząd i jednostki organizacyjne materiałów i spraw związanych z sesją Rady.
3. W zakresie spraw kancelaryjnych, obsługi sekretariatu oraz organizacji realizowane są zadania:
1) obsługa sekretariatu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza;
2) koordynacja obiegu korespondencji wpływającej do Burmistrza;
3) podejmowanie czynności organizacyjnych, związanych z przeprowadzaniem spotkań, posiedzeń organizowanych przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza;
4) przygotowanie i przekazywanie do publikacji zarządzeń Burmistrza oraz projektów uchwał na sesję Rady w Biuletynie Informacji Publicznej;
5) redagowanie projektów odpowiedzi na sprawy, postulaty, interwencje wnoszone do Burmistrza;
6) sporządzanie sprawozdań z pracy Burmistrza oraz informacji dotyczącej realizacji uchwał Rady;
7) zapewnienie prawidłowego obiegu korespondencji w Urzędzie;
8) udzielanie Klientom pełnej informacji w sprawach dotyczących działalności Urzędu;
9) wydawanie formularzy wniosków właściwych dla spraw realizowanych w Urzędzie;
10) przyjmowanie, rejestracja, rozdział i wysyłanie korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej Urzędu;
11) dokonywanie weryfikacji i sprawdzenia kompletności dokumentów składanych przez Klienta;
12) udostępnianie przepisów prawa miejscowego;
13) nadzór nad aktualizacją oferty Urzędu;
14) przyjmowanie ofert przetargowych i konkursowych;
15) wywieszanie ogłoszeń na tablicy ogłoszeń w Urzędzie i pilnowanie terminów dotyczących czasu ich ekspozycji;
16) wydawanie awizowanych przesyłek adresatom;
17) prowadzenie doręczeń korespondencji wewnętrznej;
18) rejestrowanie w systemie e-kancelaria korespondencji wpływającej do Urzędu;
19) rejestrowanie w systemie e-kancelaria pism wychodzących z Urzędu;
20) obsługa poczty e-mailowej Urzędu oraz obsługa elektronicznych platform komunikowania się z klientem, tj. ESP, e-PUAP, Wrota Mazowsza;
21) prowadzenie postępowań związanych ze składaniem reklamacji w Urzędzie Pocztowym;
22) nadawanie paczek i przesyłek kurierskich;
23) sporządzanie rejestru zarządzeń Burmistrza, prowadzenie zbioru zarządzeń oraz zbioru protokołów z posiedzeń;
24) opracowywanie upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez Burmistrza i prowadzenie ich ewidencji;
25) udział w wykonywaniu zadań związanych z wyborami i referendami w szczególności w zakresie zaopatrywania Komisji wyborczych w materiały i wyposażania lokali wyborczych;
26) kompletowanie sprawozdań z realizacji zadań Komórek organizacyjnych Urzędu i Miejskich jednostek organizacyjnych;
27) ustalanie treści pieczątek i pieczęci urzędowych, zakup wraz z prowadzeniem ich ewidencji oraz likwidacja pieczęci wycofanych z użytkowania;
28) organizowanie zabezpieczenia ppoż., dbanie o wyposażenie Urzędu w sprzęt przeciwpożarowy i zapewnienie jego konserwacji;
29) administrowanie budynkami Urzędu poprzez zapewnienie właściwego działania wewnętrznych instalacji, zlecanie niezbędnych napraw, remontów, modernizacji i przeglądów technicznych;
30) wykonywanie zadań związanych z ubezpieczeniem mienia Miasta oraz prowadzenie spraw w związku z powstałą szkodą lub zniszczeniem ubezpieczonego mienia;
31) dokonywanie zakupów niezbędnego wyposażenia Urzędu;
32) prowadzenie spraw związanych ze zgromadzeniami i imprezami masowymi regulowanymi ustawą Prawo o zgromadzeniach oraz ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych;
33) dokonywanie zakupu prasy, czasopism, pozycji książkowych wraz z prowadzeniem ewidencji zakupionych publikacji;
34) zaopatrywanie Urzędu w materiały biurowe, kancelaryjne i zakupy sprzętu potrzebnego do pracy;
35) zaopatrywanie Urzędu w obowiązujące druki;
36) wydawanie i przyjmowanie kluczy;
37) otwieranie i zamykanie budynku Urzędu;
38) organizacja i nadzór nad utrzymaniem porządku w budynku i wokół niego oraz oznakowaniem budynku;
39) obsługa i zapewnienie właściwej pracy urządzeń kserujących;
40) dokonywanie zakupów;
41) prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem informacji publicznej;
42) przygotowywanie do udostępnienia informacji publicznych na wniosek osoby uprawnionej oraz prowadzenie postępowań zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej;
43) prowadzenie rejestru zbioru skarg, wniosków i petycji kierowanych do Burmistrza Miasta;
44) prowadzenie obsługi wyborów i referendów.
4. W zakresie promocji miasta realizowane są zdania:
1) prowadzenie polityki informacyjnej - prezentacja działalności Rady Miasta, Burmistrza, a także Urzędu;
2) przygotowywanie serwisów informacyjnych oraz informacji prasowych na temat bieżącej pracy Urzędu oraz Miejskich jednostek organizacyjnych;
3) przygotowywanie codziennych wyciągów prasowych;
4) redagowanie artykułów i notatek prasowych;
5) przedstawianie propozycji odpowiedzi, sprostowań lub wyjaśnień dotyczących publikacji prasowych związanych z działalnością Urzędu;
6) utrzymywanie bezpośrednich, bieżących kontaktów z redakcjami periodyków miejskich, rozgłośniami radiowymi, redakcjami telewizyjnymi i portalami internetowymi;
7) analizowanie doniesień prasowych i przedstawianie wniosków Burmistrzowi;
8) odpowiadanie na krytykę prasową dotyczącą działalności Burmistrza i Urzędu oraz wykorzystywanie jej dla usprawnienia pracy Urzędu;
9) współpraca z kierownikami w celu propagowania działalności Urzędu;
10) kształtowanie pozytywnego wizerunku Urzędu;
11) merytoryczna obsługa stron internetowych Miasta, mediów społecznościowych oraz koordynowanie i umieszczanie na bieżąco wymaganych danych;
12) archiwizowanie informacji medialnych;
13) wykonywanie innych czynności, które mają wpływ na prawidłową pracę Urzędu;
14) opracowywanie planów i koordynacja współpracy międzynarodowej Ostrowi Mazowieckiej w kwestii promocji i wizerunku;
15) podejmowanie działań w kierunku współpracy ze społecznościami lokalnymi i regionami w ramach Unii Europejskiej;
16) współpraca z organami administracji rządowej i samorządowej w zakresie realizacji zadań o współpracy zagranicznej;
17) merytoryczna obsługa wizyt delegacji zagranicznych i wyjazdów zagranicznych przedstawicieli Miasta;
18) pozyskiwanie informacji o ogłaszanych konkursach, projektach i programach pomocy zagranicznej;
19) uczestnictwo w pozyskiwaniu środków unijnych na współpracę „zaprzyjaźnionych miast”;
20) prowadzenie działalności propagującej korzyści ze współpracy międzynarodowej skierowanej do mieszkańców Miasta;
21) współpraca z przedsiębiorcami w zakresie inicjatyw lokalnych;
22) podtrzymywanie i rozwijanie kontaktów ze środowiskiem biznesowym;
23) promocja Ostrowi Mazowieckiej w organizacjach i związkach jednostek samorządu terytorialnego, targach, przeglądach i w mediach lokalnych, regionalnych oraz ogólnopolskich;
24) wykonywanie czynności związanych z członkostwem Ostrowi Mazowieckiej w związkach jednostek samorządu terytorialnego;
25) współpraca z podmiotami gospodarczymi, działającymi na terenie Ostrowi Mazowieckiej, na warunkach i w trybie określonym przez Burmistrza poprzez wydawanie folderów, prospektów, planów miasta i jego map;
26) wykonywanie tłumaczeń dokumentów, bieżącej korespondencji oraz innych pism z języka angielskiego na polski i odwrotnie;
27) pisanie artykułów i notatek prasowych;
28) prowadzenie spraw związanych z udziałem Miasta w związkach i stowarzyszeniach.
5. W strukturze Wydziału działa Pełnomocnik Burmistrza do spraw ochrony informacji niejawnych.
