Zakup i dostawa do siedziby Urzędu Miasta Ostrów Mazowiecka fabrycznie nowego sprzętu komputerowego oraz licencji oprogramowania

Miasto Ostrów Mazowiecka

3 Maja 66

07-300 Ostrów Mazowiecka

Zaproszenie do składania ofert

Wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro. Do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (t.j.: Dz.U. z 2019 r., poz. 1843 z późn. zm.) - art. 4 pkt 8

Miasto Ostrów Mazowiecka zaprasza do udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie rozeznania cenowego na Zakup i dostawę do siedziby Urzędu Miasta Ostrów Mazowiecka fabrycznie nowego sprzętu komputerowego oraz licencji oprogramowania.

I. Opis przedmiotu i zakres zamówienia.

1. Przedmiotem zamówienia jest: Zakup i dostawa do siedziby Urzędu Miasta Ostrów Mazowiecka fabrycznie nowego sprzętu komputerowego oraz licencji oprogramowania:

2. Wykonawca dostarczy przedmiot umowy do siedziby Zamawiającego na własny koszt i ryzyko. Przedmiot umowy zostanie dostarczony do miejsc wskazanych przez Zamawiającego w dniu roboczym tj. od poniedziałku do piątku w godz. 8.00-16.00.
3. Wykonawca dołączy do oferty specyfikacje techniczne oferowanego sprzętu komputerowego.
4. Gwarancja: gwarancje producenta.
5. Cena ma uwzględniać wszystkie koszty niezbędne do prawidłowego zrealizowania zamówienia w tym: koszty transportu do siedziby Zamawiającego i koszty uzyskania gwarancji producenta na zasadach określonych w niniejszym zaproszeniu.
6. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć przedmiot zamówienia bez usterek. W przypadku stwierdzenia usterek przy odbiorze poszczególnego asortymentu dostarczonego sprzętu komputerowego Wykonawca zobowiązuje się do jego nieodpłatnej wymiany w terminie do 7 dni.
7. Termin realizacji zamówienia: 14 dni od daty zawarcia umowy.
8. Warunki płatności: przelew 21 dni, od wpływu prawidłowo wystawionej faktury/rachunku

II. Kryteria oceny ofert:

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: Cena = 100%.

III. Przygotowanie oferty:

Ofertę należy złożyć na Formularzu Oferty - załącznik nr 1 w jednej z następujących form:

a) w formie pisemnej (osobiście, listem – liczy się data wpływu do Urzędu Miasta) w siedzibie Zamawiającego (Kancelaria Urzędu Miasta)

Oferta powinna być opakowana w jednej kopercie zaadresowanej na Zamawiającego i opatrzonej napisem: „Zapytanie ofertowe na zakup i dostawę do siedziby Urzędu Miasta Ostrów Mazowiecka fabrycznie nowego sprzętu komputerowego oraz licencji oprogramowania”.

b) w formie elektronicznej na adres admin@ostrowmaz.pl (liczy się data i godzina wpływu wiadomości na serwer Zamawiającego).

Do formularza należy dołączyć:

1) Karty katalogowe/Specyfikacje techniczne umożliwiające Zamawiającemu weryfikację oferowanego przedmiotu zamówienia.

Oferty należy składać do dnia 05.11.2020 r. do godz. 12.00.

IV. Termin i miejsce otwarcia ofert:

Otwarcie ofert nastąpi w dniu 05.11.2020 r. o godz. 12.20, pok. Nr 103.

V. Kontakt z Zamawiającym:

W zakresie merytorycznym i formalnym: Pan Michał Duda - insp. ds. informatyki, tel. (29) 679-54-65, e-mail: admin@ostrowmaz.pl

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania lub odstąpienia od czynności zawarcia umowy bez podania przyczyn. Z tego tytułu Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany treści niniejszego ogłoszenia (w tym zmiany terminu składania ofert) z uzasadnionych przyczyn (Wykonawca powinien regularnie odwiedzać niniejszą stronę BIP). Miasto Ostrów Mazowiecka nie może być pociągnięte do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

Klauzula Informacyjna:

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych oraz o przysługujących Panu/Pani prawach z tym związanych.

1. Administratorem Pana/Pani danych osobowych przetwarzanych przez Miasto Ostrów Mazowiecka jest: Burmistrz Miasta Ostrów Mazowiecka, ul. 3 Maja 66, 07-300 Ostrów Mazowiecka.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym mogą się Państwo kontaktować w sprawach przetwarzania Państwa danych osobowych poprzez adres e-mail: iod@ostrowmaz.pl;
3. Państwa dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z przepisami RODO, art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne w celu wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
4. Podanie przez Państwa danych osobowych Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celach związanych z zawarciem i realizacją umowy.
5. W zakresie danych osobowych Państwa dotyczących, przysługują wam następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych,
• prawo sprostowania danych np. gdy są nieaktualnie lub nieprawdziwe,
• prawo uzyskania kopii swoich danych osobowych w siedzibie Administratora.
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – prawo przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 21 RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych.

6. Dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz do momentu upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikającego z ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny;
7. Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa lub umowy powierzenia przetwarzania danych.
8. Administrator nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym profilowania.

Załączniki:

1) Zaproszenie do składania ofert (PDF 240 kB)

2) Formularz Oferty (DOC 88 kB)

3) Wzór Umowy Poprawiony 02.11.2020r. (PDF 248 kB)

Ostrów Mazowiecka, 02.11.2020r.

ODPOWIEDŹ NA ZAPYTANIA WYKONAWCY ORAZ POWIADOMIENIE

O ZMIANIE TREŚCI WZORU UMOWY.

Dotyczy: zaproszenia do składania ofert na Zakup i dostawę do siedziby Urzędu Miasta Ostrów Mazowiecka fabrycznie nowego sprzętu komputerowego oraz licencji oprogramowania.

1. §1 pkt. 3- "Przedmiot zamówienia zostanie dostarczony do miejsc wskazanych przez Zamawiającego.."- Prosimy o doprecyzowanie przez Zamawiającego miejsca dostawy. Czy będzie to dostawa na parter/ piętro? Odpowiedź: Zamawiający oczekuje wniesienia przedmiotu dostawy na parter budynku.

2. §1 pkt. 4- "..wyda Zamawiającemu karty gwarancyjne..."-  Pragniemy zaznaczyć, iż wraz z dostawą sprzętu nie są dostarczane karty gwarancyjne w formie fizycznej (papierowej.) Serwis świadczony jest w oparciu o indywidualny numer seryjny produktu, tzw. Service Tag, Na jego podstawie, uzyskują Państwo w trakcie gwarancji wszelką pomoc techniczną oraz serwisową nabywanego sprzętu. Prosimy zatem o naniesienie zmiany ww. punkcie, w postaci zastąpienia sformułowania „Karta gwarancyjna” terminem "Ogólne Warunki Gwarancji Producenta„ Odpowiedź: Zamawiający wyraża zgodę na  zmianę zapisu w umowie w ww. zakresie.

3. §1 pkt.8- ..."W tym przypadku w protokole odbioru zostaną wskazane nieodebrane elementy przedmiotu umowy ze wskazaniem terminu dostarczenia elementów wolnych od wad, nie dłuższego niż 7 dni."- Prosimy o wydłużenie terminu równego terminowi określonemu w §2 -do 14 dni. Odpowiedź: Zamawiający oczekuje kompletnej dostawy fabrycznie nowego i sprawnego sprzętu z określonymi podzespołami, zgodnej z zamówieniem. 7-dniowy termin dostarczenia elementów przedmiotu umowy wolnych od wad pozostaje bez zmiany.

4. §5 pkt. 2-"W ramach udzielonej rękojmi Wykonawca, dokona naprawy bądź wymieni wadliwy przedmiot umowy na nowy w terminie do 7 dni od dnia zgłoszenia reklamacji" - Prosimy o korektę tego punktu. Zgodnie z OWG producent w żadnym ze swoich trybów gwarancyjnych nie zapewnia określonego terminu w jakim sprzęt zostanie naprawiony. Serwis zawsze dąży do jak najszybszego usunięcia usterki, jednakże może zaistnieć siła wyższa, przez którą naprawa może przeciągnąć się w czasie. Nie oznacza to jednak pojawienia się i wykonania naprawy sprzętu przez serwisanta w tym czasie. Prosimy również o zmianę z : "wadliwy przedmiot" na "wadliwy komponent”. Odpowiedź: W zamówieniu jest określona opcja 7 letniej gwarancji Next Bussines Day z zachowaniem dysków twardych przez Zamawiającego.   W przypadku awarii Zamawiający skorzysta z najszybszej opcji jej usunięcia. Wielodniowa / tygodniowa przerwa pracy urządzenia jest niedopuszczalna. W tym przypadku 7-dniowy termin jest nawet zbyt długi, jednak Zmawiający pozostawi go bez zmiany.

5. §7 pkt. 4-"w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy w wysokości 10% wynagrodzenia brutto określonego w §3 ust.1"- Prosimy o obniżenie kary do 1%. Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę wysokości kary umownej.

Zamawiający

Ostrów Mazowiecka, 03.11.2020r.

ODPOWIEDŹ NA ZAPYTANIA WYKONAWCY

Pytanie: Prosimy jeszcze dodatkowo o doprecyzowanie czy §1 pkt.8 oraz §5 pkt.2 mowa jest o dniach kalendarzowych czy roboczych?

Odpowiedź: Mowa jest o dniach kalendarzowych.

Zamawiający