Rozeznanie cenowe na Opracowanie i przeprowadzenie audytu zewnętrznego w miejskich jednostkach organizacyjnych
Miasto Ostrów Mazowiecka
ul. 3 Maja 66
07-300 Ostrów Mazowiecka
Zaproszenie do składania ofert dot. zamówienia o wartości szacunkowej poniżej 130.000 zł netto
Do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych.
Miasto Ostrów Mazowiecka zaprasza do udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie rozeznania cenowego na: Opracowanie i przeprowadzenie audytu zewnętrznego w:
Część I: Miejskiej Bibliotece Publicznej im. Marii Dąbrowskiej w Ostrowi Mazowieckiej;
Część II: Miejskim Dom Kultury w Ostrowi Mazowieckiej;
Część III: Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji w Ostrowi Mazowieckiej.
I. Opis przedmiotu i zakres zamówienia:
- Przedmiotem zamówienia jest: Opracowanie i przeprowadzenie audytu zewnętrznego w:
- Część I: Miejskiej Bibliotece Publicznej im. Marii Dąbrowskiej w Ostrowi Mazowieckiej;
- Część II: Miejskim Dom Kultury w Ostrowi Mazowieckiej;
- Część III: Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji w Ostrowi Mazowieckiej.
- Zakres zamówienia obejmuje opracowanie i przeprowadzenie audytu zewnętrznego, obejmującego w szczególności następujące zagadnienia:
- analiza podstawowych wskaźników ekonomiczno-finansowych jednostki za lata 2021 – 2023;
- remanent środków trwałych i ruchomości;
- analiza składników majątku ruchomego i nieruchomości jednostki wraz z oceną celowości i kosztów ich utrzymania;
- kontrola przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych, w tym prawidłowość zawierania umów cywilno-prawnych;
- prawidłowość stosowanego systemu księgowości w zakresie:
- przyjętych i stosowanych zasad (polityk) rachunkowości,
- prawidłowości operacji gospodarczych,
- rzetelności prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- poprawności inwentaryzacji;
- ocena prawidłowości, efektywności i gospodarności wydatków, prawidłowość przyjętych rozwiązań dotyczących zasad rachunkowości;
- rozliczanie krajowych i zagranicznych podróży służbowych;
- rozliczanie mienia powierzonego pracownikom i kierownikom jednostki;
- analiza dodatkowych świadczeń tj.: dodatków, nagród i ryczałtów wypłacanych pracownikom i kierownikom jednostki oraz weryfikacja zasadności ich przyznania;
- analiza zatrudniania na umowę inną niż umowa o pracę (w szczególności umowy o dzieło i umowy zlecenia);
- weryfikacja stanu zatrudnienia z obowiązującymi w jednostce aktami prawnymi;
- analiza przychodów z działalności jednostki i kosztów ich uzyskania;
- uregulowania dotyczące prowadzenia gospodarki finansowej;
- ocena przestrzegania przepisów prawa, w tym regulacji wewnętrznych w zakresie finansów publicznych;
- funkcjonowanie kontroli zarządczej;
- wiarygodność sprawozdań finansowych i sprawozdań z wykonania planu finansowego.
- Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz prawa i obowiązki określone są we wzorze umowy.
- Warunki płatności: przelew 30 dni, od wpływu prawidłowo wystawionej faktury.
II. Termin wykonania zamówienia:
Termin wykonania zamówienia: do 16 grudnia 2024 r.
III. Warunki udziału w postępowaniu (dotyczy wszystkich części):
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy:
- osoby fizyczne (nie wykonujące działalności gospodarczej lub prowadzące działalność gospodarczą), spełniające poniższe warunki;
- przedsiębiorcy prowadzący działalność w formie spółki (cywilnej, jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej) lub osoby prawne, zatrudniające osoby do prowadzenia audytu spełniające poniższe warunki
- Zdolność techniczna i zawodowa:
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował zespołem wyznaczonym do realizacji zamówienia, co najmniej dwiema osobami, w skład którego wejdą osoby, z których każda spełniać będzie następujące warunki:
-
-
-
- uczestniczyła w realizacji przynajmniej 3 usług, których przedmiotem było wykonanie audytu zewnętrznego i/lub wewnętrznego w zakresie prawidłowości realizacji zadań, rocznego planu finansowego i sprawozdawczości, a także funkcjonowania kontroli zarządczej u jednego z podmiotów wymienionych w art. 9 ustawy o finansach publicznych, w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert,
- spełnia warunki określone w art. 286 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.
-
Zamawiający wymaga, aby w skład zespołu wchodziła co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
Zamawiający nie wymaga aby Wykonawca dysponował co najmniej 2 osobami na każdą część zamówienia (tj. min. 6 osób), pod warunkiem, że nie wpłynie to negatywnie na realizację wszystkich zamówień częściowych i że zostaną one zrealizowane w terminie.
- Wykonawca powinien posiadać odpowiednie doświadczenie:
Wykonawca powinien wykazać się zrealizowaniem, w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, co najmniej trzech usług (umów) o wartości co najmniej 20 000,00 zł brutto każda, obejmujących: wykonanie audytu zewnętrznego w zakresie prawidłowości realizacji zadań, rocznego planu finansowego i sprawozdawczości, a także funkcjonowania kontroli zarządczej. Każda z umów musi dotyczyć audytu przeprowadzonego u jednego z podmiotów wymienionych w art. 9 ustawy o finansach publicznych.
Dokumenty potwierdzające spełnianie powyższych warunków Wykonawca załączy do oferty.
- Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od jednostek audytowanych. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub Wykonawca przeprowadzający audyt zewnętrzny:
- posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego;
- jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów zarządzających lub pracownikiem jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;
- osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych;
- w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu;
- jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobami zarządzającymi jednostką audytowaną albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby;
- pozostaje z osobami zarządzającymi jednostką audytowaną w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do bezstronności.
IV. Kryteria oceny ofert:
Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: Najniższa cena=100%.
V. Przygotowanie i złożenie oferty:
Ofertę na wybrane części zamówienia należy złożyć pocztą elektroniczną na formularzu oferty – załącznik nr 1 na adres: zzp@ostrowmaz.pl.
Do oferty należy dołączyć (w wersji cyfrowej):
- Wykaz osób które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, odpowiedzialnych za świadczenie usługi wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;
- Dokumenty potwierdzające posiadanie uprawnień i doświadczenia przez osoby wskazane w Wykazie osób;
- Wykaz wykonanych usług oraz Dowody, że usługi wskazane w wykazie zostały wykonane należycie.
VI. Termin składania ofert:
Oferty należy składać do dnia 29.08.2024 r.
VII. Kontakt z Zamawiającym:
Osobami upoważnionymi do kontaktu z Wykonawcami jest:
- w zakresie merytorycznym: Pani Wioletta Ogonowska, tel. (29)679-54-30, zzp@ostrowmaz.pl;
- w zakresie formalnym: Pan Michał Kazimierski, tel. (29)679-54-33, zzp@ostrowmaz.pl
Klauzule prawne:
-
- Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyn. Z tego tytułu Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia. Otrzymanie w toku postępowania oferty nie jest równoznaczne ze złożeniem zamówienia przez Zamawiającego i nie łączy się z koniecznością zawarcia przez niego umowy.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany treści niniejszego ogłoszenia (w tym zmiany terminu składania ofert) z uzasadnionych przyczyn (Wykonawca powinien regularnie sprawdzać stronę BIP i skrzynkę poczty e-mail).
- Zamawiający nie może być pociągnięty do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.
Klauzula Informacyjna:
W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych oraz o przysługujących Panu/Pani prawach z tym związanych.
- Administratorem Pana/Pani danych osobowych przetwarzanych przez Miasto Ostrów Mazowiecka jest: Burmistrz Miasta Ostrów Mazowiecka ul. 3 Maja 66, 07-300 Ostrów Mazowiecka.
- Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym mogą się Państwo kontaktować w sprawach przetwarzania Państwa danych osobowych poprzez adres e-mail: iod@ostrowmaz.pl;
- Państwa dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z przepisami RODO, art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne w celu wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
- Podanie przez Państwa danych osobowych Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celach związanych z zawarciem i realizacją umowy.
- W zakresie danych osobowych Państwa dotyczących, przysługują wam następujące prawa:
- prawo dostępu do danych osobowych,
- prawo sprostowania danych np. gdy są nieaktualnie lub nieprawdziwe,
- prawo uzyskania kopii swoich danych osobowych w siedzibie Administratora.
- prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – prawo przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 21 RODO,
- prawo ograniczenia przetwarzania,
- prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych.
- Dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz do momentu upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikającego z ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny;
- Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa lub umowy powierzenia przetwarzania danych.
- Administrator nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym profilowania.
Załączniki:
