Wydział Organizacji i Bezpieczeństwa

Dyrektor wydziału – Marek Kuziak

Pokój nr 203
Tel. 29 679 54 78

Wydział realizuje zadania w zakresie spraw kancelaryjnych, personalnych, bezpieczeństwa, obsługi sekretariatu, organizacji i funkcjonowania urzędu. W strukturze wydziału działają trzy zespoły zadaniowe.

Zespół do spraw kancelaryjnych, obsługi sekretariatu oraz organizacji

Kancelaria:

Pokój nr 1
Tel. 29 679 54 22

Sekretariat:

Pokój nr 102
Tel. 29 679 54 21

Pokój nr 209
Tel. 29 679 54 40 (sprawy organizacyjne)

Jakie sprawy załatwiają pracownicy zespołu:

• obsługa sekretariatu Burmistrza i Zastępcy Burmistrza;
• podejmowanie czynności organizacyjnych, związanych z przeprowadzaniem spotkań, posiedzeń organizowanych przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza;
• sporządzanie sprawozdań z pracy Burmistrza oraz informacji dotyczącej realizacji uchwał Rady;
• prowadzenie spraw związanych z udziałem Miasta w związkach i stowarzyszeniach;
• prowadzenie i aktualizowanie rejestru wyborców, sporządzanie spisów wyborców dla przeprowadzenia wyborów i referendów;
• udzielanie Klientom pełnej informacji w sprawach dotyczących Urzędu;
• wydawanie formularzy wniosków właściwych dla spraw realizowanych w Urzędzie;
• udostępnianie przepisów prawa miejscowego;
• wywieszanie ogłoszeń na tablicy ogłoszeń w Urzędzie i pilnowanie terminów dotyczących czasu ich ekspozycji;
• przyjmowanie, rejestracja, rozdział i wysyłanie korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej Urzędu;
• obsługa poczty e-mailowej Urzędu oraz obsługa elektronicznych platform komunikowania się z klientem, tj. ESP, e-PUAP, Wrota Mazowsza;
• prowadzenie pocztowej książki nadawczej pism wychodzących;
• organizowanie zabezpieczenia ppoż., dbanie o wyposażenie w Urzędzie w sprzęt przeciwpożarowy i zapewnienie jego konserwacji;
• prowadzenie spraw związanych ze zgromadzeniami i imprezami masowymi;
• administrowanie budynkami Urzędu poprzez zapewnienie właściwego działania wewnętrznych instalacji, zlecanie niezbędnych napraw, remontów, modernizacji i przeglądów technicznych;
• dokonywanie zakupów niezbędnego wyposażenia Urzędu, prowadzenie ewidencji i znakowanie środków trwałych;

Zespół do spraw personalnych

Pokój nr 112
Tel. 29 679 54 35

Jakie sprawy załatwiają pracownicy zespołu:

• prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników;
• organizowanie i nadzorowanie realizacji zadań z zakresu bhp i ppoż. w Urzędzie Miasta,
• prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników;
• organizowanie służby przygotowawczej dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowiskach urzędniczych;
• prowadzenie ewidencji osobowej i akt osobowych pracowników;
• prowadzenie sprawozdawczości z zakresu spraw osobowych;
• opracowywanie zasad i przygotowywanie dokumentów do przeprowadzenia ocen pracowników Urzędu;
• prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami wewnętrznymi i zewnętrznymi pracowników Urzędu oraz podnoszeniem kwalifikacji pracowników;
• przygotowywanie i dokumentowanie przebiegu naboru na wolne stanowiska pracy w Urzędzie;
• prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem konkursów na dyrektorów jednostek organizacyjnych;
• przestrzeganie terminów badań wstępnych, kontrolnych i okresowych;
• opracowanie, realizacja i monitorowanie procesów związanych z naborem nowych pracowników, systemem szkoleń dla pracowników, budowaniem ścieżki awansu zawodowego, systemem wynagradzania pracowników.

Zespół do spraw bezpieczeństwa

Pokój nr 204
Tel. 29 679 54 65

Pokój nr 209
Tel. 29 679 54 40

Jakie sprawy załatwiają pracownicy zespołu:

• wykonywanie działań związanych z monitorowaniem, planowaniem, reagowaniem i usuwaniem skutków zagrożeń na terenie Miasta;
• realizacja zadań z zakresu planowania cywilnego;
• zapobieganie, przeciwdziałanie i usuwanie skutków zdarzeń o charakterze terrorystycznym;
• obsługa Zespołu Zarządzania Kryzysowego Miasta Ostrów Mazowiecka;
• opracowanie i aktualizacja dokumentacji dotyczącej:
  • planu operacyjnego funkcjonowania Miasta w warunkach kryzysu i wojny,
  • pozamilitarnych przygotowań obronnych,
  • stanowiska kierowania,
  • zorganizowania i funkcjonowania stałego dyżuru,
  • podmiotów leczniczych na potrzeby obronne państwa,
  • akcji kurierskiej,
  • organizacji Urzędu na czas wojny;
• rozpatrywanie wniosków w sprawie świadczeń na rzecz obrony, prowadzenie postępowania wyjaśniającego i przygotowanie decyzji dotyczących świadczeń na rzecz obrony;
• opracowywanie planów i zestawień świadczeń osobistych i rzeczowych;
• udział w przygotowaniu i przeprowadzeniu kwalifikacji wojskowej;
• prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji i wypłatą świadczeń dla żołnierzy;
• opracowanie i aktualizacja planu obrony cywilnej;
• przygotowanie do działań jednostek organizacyjnych obrony cywilnej;
• sporządzenie wykazu instytucji państwowych, przedsiębiorców i innych jednostek organizacyjnych oraz społecznych organizacji ratowniczych funkcjonujących na terenie Miasta, przewidzianych do prowadzenia przygotowań i realizacji przedsięwzięć w zakresie obrony cywilnej;
• przygotowanie i organizowanie ewakuacji ludności na wypadek powstania zagrożenia dla życia i zdrowia;
• przygotowanie i zapewnienie działania systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania o zagrożeniach;
• planowanie, organizacja i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń i treningów z zakresu spraw obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego;
• współpraca z jednostkami administracji rządowej, przedsiębiorcami, organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami w zakresie realizacji zadań obronnych, obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego oraz bezpieczeństwa i porządku publicznego;
• prowadzenie kancelarii informacji niejawnych;
• organizowanie ochrony fizycznej i zapewnienie bezpieczeństwa Urzędu;
• zapewnienie ochrony informacji niejawnych i systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne;
• zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych;
• kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji;
• opracowywanie i aktualizowanie planu ochrony informacji niejawnych oraz nadzorowanie jego realizacji;
• prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych;
• prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych lub pełniących służbę w jednostce organizacyjnej albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto;
• współpraca przy prowadzeniu strony www i Biuletynu Informacji Publicznej;
• planowanie i rozbudowa systemu monitoringu miejskiego;
• współpraca z Komendą Powiatową Policji w zakresie wykorzystywania monitoringu miejskiego oraz uzgadnianie lokalizacji kamer w ramach rozbudowy systemu monitoringu;
• nadzorowanie pracy operatorów systemu monitoringu miejskiego.