Miasto Ostrów Mazowiecka

3 Maja 66

07-300 Ostrów Mazowiecka

Zaproszenie do składania ofert

Wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro. Do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (t.j. Dz.U. z 2015r., poz. 2164 z późn. zm.) - art. 4 pkt 8.

Miasto Ostrów Mazowiecka zaprasza do udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania ofertowego na Wykonywanie konserwacji centrali telefonicznej w budynku Ratusza ul. 3 Maja 66, 07-300 Ostrów Mazowiecka w roku 2017.

I. Opis przedmiotu i zakres zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest Wykonywanie konserwacji centrali telefonicznej w budynku Ratusza ul. 3 Maja 66, 07-300 Ostrów Mazowiecka w roku 2017:

1. Budynek posiada: 3 kondygnacje naziemne, 1 kondygnację podziemną.
2. Zakres zamówienia obejmuje:

• wykonywanie konserwacji centrali telefonicznej polegającej na:

1. usuwaniu usterek,
2. włączaniu i wyłączaniu abonentów,
3. sprawdzaniu funkcjonowania i odblokowania łącza abonenta, generacji nowych abonentów,
4. nadawaniu i zmianie uprawnień na poszczególnych numerach,
5. kontroli poprawności konfiguracji  rekordów taryfikacyjnych,
6. administracji abonentami i planem organizacyjnym w systemie taryfikacyjnym- prowadzenie planu organizacyjnego abonentów i dokonywanie bieżącego przydziału do organizacji i kont rozliczeniowych,
7. archiwizowaniu danych taryfikacyjnych;

• wykonywania konserwacji wewnętrznej sieci telefonicznej w budynku Ratusza polegającej na:

1. bieżącym sprawdzaniu sprawności  funkcjonowania sieci telefonicznej, wykrywaniu i usuwaniu uszkodzeń,
2. przyjmowaniu zgłoszeń o uszkodzeniach linii i aparatów telefonicznych oraz natychmiastowym reagowaniu w celu przywrócenia łączności (czas reakcji nie może przekroczyć 1 godziny),
3. krosowaniu na polecenie Zamawiającego numerów abonentów na przełącznicy głównej i skrzynkach piętrowych, a także przełącznicy centrali,
4. bieżącym dokumentowaniu zmian na przełącznicy głównej i skrzynkach piętrowych,
5. instalowaniu i modernizacji, zgodnie ze zgłoszeniem Zamawiającego linii i gniazd telefonicznych w budynku Ratusza;

• stałe utrzymanie w  ruchu i należytym stanie technicznym urządzeń końcowych (telefonów i telefaksów) polegającym na  podłączeniu i konfiguracji urządzeń końcowych (aparatów telefonicznych, telefaksów);
• sporządzania raz w miesiącu zestawień rozmów telefonicznych.

3. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać usługi osobiście i z  najwyższą starannością lub za wiedzą i zgodą Zamawiającego – przez osobę trzecią, posiadającą wymagane umiejętności, działającą na odpowiedzialność Wykonawcy.
4. Czynności określone w sekcji I ust. 1 i 2 wykonywane będą jeden raz w miesiącu i obejmowały będą  stały nadzór oraz dbanie o sprawne działanie centrali telefonicznej i wewnętrznej sieci telefonicznej w Urzędzie Miasta Ostrów Mazowiecka.
5. W przypadku zaistnienia awarii w okresie obowiązywania umowy oraz konieczności zakupu części lub podzespołów Wykonawca będzie zobowiązany do ich wymiany.
6. Koszt zakupu części lub podzespołów ponosi Zamawiający na podstawie prawidłowo  wystawionej przez  Wykonawcę faktury z dołączoną szczegółową specyfikacją.
7. Zakup przez Wykonawcę części i podzespołów wymaga wcześniejszej akceptacji i zgody Zamawiającego.
8. Koszty dojazdu do siedziby Zamawiającego ponosi Wykonawca.
9. Zamawiający w celu prawidłowego skalkulowania ceny ofertowej przez Wykonawcę zaleca osobiste zapoznanie się ze stanem technicznym i zakresem prac będących przedmiotem zamówienia.
10. Wykonawca powinien posiadać odpowiednią wiedzę i doświadczenie. Na potwierdzenie spełniania warunku Wykonawca załączy dowody poświadczające posiadanie co najmniej 3 - letniego doświadczenia w zakresie wykonywania usług polegających na konserwacji centrali telefonicznej i wewnętrznej sieci telefonicznej (W przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi zostały wcześniej wykonane lub są wykonywane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów).
11. Termin realizacji zamówienia: od 02.01.2017r. do 31.12.2017r.
12. Warunki płatności: przelew 14 dni od wpływu prawidłowo wystawionej faktury/rachunku.

II. Kryteria oceny ofert:

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: Najniższa cena=100%.

III. Przygotowanie i złożenie oferty:

Ofertę należy złożyć w formie pisemnej (osobiście, listem – liczy się data wpływu do Urzędu Miasta) w siedzibie Zamawiającego (pokój nr: 1 Kancelaria Urzędu Miasta) na formularzu oferty – załącznik nr 1 Do formularza należy dołączyć:

1) Wykaz usług (załącznik nr 2)

2) Poświadczone za zgodność z oryginałem własnoręcznym podpisem Wykonawcy kopie dokumentów potwierdzających posiadanie co najmniej 3 – letniego doświadczenie w zakresie konserwacji centrali telefonicznej i wewnętrznej sieci telefonicznej (W przypadku gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego usługi wskazane w wykazie, o którym mowa w pkt 1, zostały wcześniej wykonane lub są wykonywane, Wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dokumentów).

Oferta powinna być opakowana w jednej kopercie, zaadresowanej na Zamawiającego i opatrzonej napisem: „Wykonywanie konserwacji centrali telefonicznej w budynku Ratusza w Ostrowi Mazowieckiej w roku 2017”.

Oferty należy składać do dnia 28.11.2016r. do godz. 11.00.

IV. Termin i miejsce otwarcia ofert:

Otwarcie ofert nastąpi w dniu 28.11.2016r. o godz. 11.20, pok. Nr 103.

V. Kontakt z Wykonawcą:

Osobami upoważnionymi do kontaktu z Wykonawcami są:

-w zakresie merytorycznym: Pan Artur Kołodziej, tel. (29) 679-54-65

-w zakresie formalnym: Pani Marzena Grabowska, Pan Michał Kazimierski, tel. (29) 679-54-33,  zzp@ostrowmaz.pl

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn. Z tego tytułu Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany treści niniejszego ogłoszenia (w tym zmiany terminu składania ofert) na skutek zapytań Wykonawców bądź z innych przyczyn (Wykonawca powinien regularnie odwiedzać niniejszą stronę BIP). Zamawiający nie może być pociągnięty do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

Załączniki:

1) Zaproszenie do składania ofert PDF

2) Formularz Oferty (DOC, PDF)

3) Wykaz Usług (DOC, PDF)

3) Wzór Umowy PDF

ODPOWIEDZI NA ZAPYTANIA

Informujemy, iż do treści zaproszenia do składania ofert  na Wykonywanie konserwacji centrali telefonicznej w budynku Ratusza ul. 3 Maja 66, 07-300 Ostrów Mazowiecka w roku 2017,  wpłynęły nastepujące zapytania:

1. Proszę określić jaki model centrali tel. posiada zamawiający i ile numerów wewnętrznych jest na obiekcie.

2. Proszę podać za jaką kwote obecny wykonawca świadczy usługi konserwacji centrali telefonicznej i na jaki okres została podpisana umowa.

Odpowiedzi Zamawiającego:

Ad. 1: Zamawiajacy posiada centralę typu Slican CCT-1664. Obsługiwanych jest 64 numerów wewnętrznych.

Ad. 2: Obecny Wykonawca świadczy usługi za cenę 508,33 zł brutto za każdy miesiąc. Umowa obowiązuje od początku stycznia 2016r. do końca grudnia 2016 roku.

Ostrów Mazowiecka, 23.11.2016r.