Rozeznanie cenowe na Opracowanie i przeprowadzenie audytu zewnętrznego w obszarze prowadzenia i finansowania szkół oraz przedszkoli

Miasto Ostrów Mazowiecka

ul. 3 Maja 66

07-300 Ostrów Mazowiecka

Zaproszenie do składania ofert dot. zamówienia o wartości szacunkowej poniżej 130.000 zł netto

Do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych.

Miasto Ostrów Mazowiecka zaprasza do udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie rozeznania cenowego na: Opracowanie i przeprowadzenie audytu zewnętrznego w obszarze prowadzenia i finansowania szkół oraz przedszkoli prowadzonych przez Miasto Ostrów Mazowiecka.

I. Opis przedmiotu i zakres zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest: Opracowanie i przeprowadzenie audytu zewnętrznego w obszarze prowadzenia i finansowania szkół oraz przedszkoli prowadzonych przez Miasto Ostrów Mazowiecka:
2. Miasto Ostrów Mazowiecka jest organem prowadzącym dla następujących placówek:

• Szkoły Podstawowej nr 1 im. Tadeusza Kościuszki w Ostrowi Mazowieckiej;
• Szkoły Podstawowej nr 2 im. Papieża Jana Pawła II w Ostrowi Mazowieckiej;
• Szkoły Podstawowej nr 3 im. Janusza Korczaka w Ostrowi Mazowieckiej;
• Szkoły Podstawowej nr 4 im. 18 Pułku Artylerii Lekkiej w Ostrowi Mazowieckiej;
• Miejskiego Przedszkola nr  1 w Ostrowi Mazowieckiej;
• Miejskiego Przedszkola nr  2 w Ostrowi Mazowieckiej;
• Miejskiego Przedszkola nr  3 w Ostrowi Mazowieckiej.

3. Celem Audytu jest:

• Zbadanie różnych aspektów funkcjonowania i finansowania sieci szkół, których organem prowadzącym jest Miasto Ostrów Mazowiecka, bazując na:
  1. danych finansowych,
  2. danych statystycznych,
  3. informacjach organizacyjnych,
  4. podstawach prawnych,
  5. danych demograficznych pozyskanych od Miasta,
  6. badaniach opinii społecznej,
  7. informacjach ze źródeł zewnętrznych (pozyskanych niezależnie od Miasta);
• Przedstawienie niezależnej, eksperckiej opinii w jakim kierunku zmierza obecny model organizacji systemu oświaty i jakie zmiany są niezbędne, by zracjonalizować finansowanie sieci placówek oświatowych i tym samym obniżyć zaangażowanie własne i finansowe Miasta. Rekomendowane zmiany powinny być zgodne z obowiązującym stanem prawnym, a rozwiązania oszczędnościowe realne do wdrożenia  i pozwalające na zachowanie poziomu nauczania.

4. Po zapoznaniu się z dostępną dokumentacją oraz po spotkaniu z Zamawiającym, Wykonawca powinien przygotować szczegółowy plan przeprowadzenia Audytu, który w szczegółowy sposób opisywać będzie metodologię oraz harmonogram przeprowadzenia audytu.
5. Szczegółowy plan przeprowadzenia Audytu powinien być przedłożony nie później niż w terminie do 14 dni od dnia podpisania umowy.
6. Zadanie powinno zakończyć się złożeniem sprawozdania z jego realizacji. Dokument ten ma mieć charakter diagnostyczny i obejmować głęboką analizą funkcjonowanie sieci szkół i przedszkoli na terenie Miasta pod kątem ekonomiki oraz wyników nauczania, a także potencjału i rezerw tkwiących w gminnym systemie oświaty. Powinien opisywać stan obecny na przestrzeni ostatnich trzech lat, a także przedstawiać projekcję przyszłości na podstawie danych demograficznych.
7. Sprawozdanie powinno w szczególności zawierać:

1. tło finansowo- prawne;
2. analizę wskaźnikową wydatków na oświatę i uzyskiwanych przez uczniów wyników nauczania z porównaniem do podobnych samorządów;
3. zestawienie średnich wyników egzaminacyjnych uczniów z poszczególnych szkół;
4. analizę rozwiązań zatwierdzonych w arkuszach organizacyjnych szkół  i przedszkoli na terenie Miasta;
5. analizę rozwiązań organizacyjnych zastosowanych w placówkach oświatowych,  przegląd struktury zatrudnienia z badaniem realnie wykonywanych obowiązków, średniego kosztu utrzymania ucznia w poszczególnych placówkach oświatowych;
6. badanie sposobu naliczania subwencji oświatowej i jej wykorzystania;
7. badanie sieci szkół i placówek edukacyjnych;
8. analizę rekrutacji uczniów spoza obwodu;
9. analizę wykorzystania subwencji i środków własnych dla poszczególnych placówek;
10. wskazanie istniejących i możliwych do wykorzystania rezerw organizacyjnych i finansowych;
11. analizę realizacji opinii i orzeczeń uczniów;
12. rekomendacje zmian poprawiających sytuację finansową w obszarze oświaty wraz z symulacjami kosztowymi oraz wskazaniem niezbędnych kroków prawnych i organizacyjnych. Określenie możliwych oszczędności dzięki zastosowaniu rekomendowanych działań.

8. Rekomendacje zmian, o których mowa w ust. 7 pkt 12, powinny wskazywać skutki finansowe, organizacyjne jak i niezbędne kroki formalno-prawne ale także względy społeczne w zakresie:
   • reorganizacji sieci szkół i placówek bazującej na trendach demograficznych (ze wskazaniem względów społecznych, lokalnych, możliwego oporu rodziców i pracowników, problemu z budynkami, itd.);
   • zmian personalnych wśród nauczycieli oraz zmian układu etatów i obciążeń nadliczbowych;
   • zmian personalnych wśród pracowników administracji i obsługi;
   • zracjonalizowania kosztów utrzymania infrastruktury.
9. Każda z rekomendacji, o których mowa w ust. 7 pkt 12:
   • będzie zawierała kalkulację kwoty możliwych oszczędności;
   • będzie oparta na przedstawionych przez Wykonawcę założeniach;
   • będzie zgodna z obowiązującym prawem;
   • będzie obiektywnie możliwa do wdrożenia u Zamawiającego.
10. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz prawa i obowiązki określone są we wzorze umowy.
11. Warunki płatności: przelew 30 dni, od wpływu prawidłowo wystawionej faktury.

II. Termin wykonania zamówienia:

Termin wykonania zamówienia: do dnia 16 grudnia 2024r.

III. Warunki udziału w postępowaniu:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy:

1. osoby fizyczne (nie wykonujące działalności gospodarczej lub prowadzące działalność gospodarczą), spełniające poniższe warunki;
2. przedsiębiorcy prowadzący działalność w formie spółki (cywilnej, jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej) lub osoby prawne, zatrudniające osoby do prowadzenia audytu spełniające poniższe warunki

1. Zdolność techniczna i zawodowa:

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował zespołem wyznaczonym do realizacji zamówienia, co najmniej  dwiema osobami, z których:

• każda spełniać będzie następujące warunki: uczestniczyła w wykonaniu co najmniej 5 audytów w obszarze oświaty na rzecz jednostek samorządu terytorialnego, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert,
• co najmniej jedna osoba spełnia warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

2. Wykonawca powinien posiadać odpowiednie doświadczenie:

Wykonawca powinien wykazać się  wykonaniem, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, co najmniej pięciu audytów w obszarze oświaty na rzecz jednostek samorządu terytorialnego.

Dokumenty potwierdzające spełnianie powyższych warunków Wykonawca załączy do oferty.

IV. Kryteria oceny ofert:

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: Najniższa cena=100%.

V. Przygotowanie i złożenie oferty:

Ofertę należy złożyć pocztą elektroniczną  na formularzu oferty – załącznik nr 1 na adres: zzp@ostrowmaz.pl.

Do oferty należy dołączyć (w wersji cyfrowej):

1. Wykaz osób które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, odpowiedzialnych za świadczenie usługi wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;
2. Dokumenty potwierdzające posiadanie uprawnień i doświadczenia przez osoby wskazane w Wykazie osób;
3. Wykaz wykonanych usług oraz Dowody, że usługi wskazane w wykazie zostały wykonane należycie.

VI. Termin składania ofert:

Oferty należy składać do dnia  02.09.2024 r. do godz. 12:00  05.09.2024r.

VII. Kontakt z Zamawiającym:

Osobami upoważnionymi do kontaktu z Wykonawcami jest:

1. w zakresie merytorycznym: Pani Wioletta Ogonowska, tel. (29)679-54-30,  zzp@ostrowmaz.pl;
2. w zakresie formalnym: Pan Michał Kazimierski, tel. (29)679-54-33, zzp@ostrowmaz.pl

Klauzule prawne:

1. 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyn. Z tego tytułu Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia. Otrzymanie w toku postępowania oferty nie jest równoznaczne ze złożeniem zamówienia przez Zamawiającego i nie łączy się z koniecznością zawarcia przez niego umowy.
   2. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany treści niniejszego ogłoszenia (w tym zmiany terminu składania ofert) z uzasadnionych przyczyn (Wykonawca powinien regularnie sprawdzać stronę BIP i  skrzynkę poczty e-mail).
   3. Zamawiający nie może być pociągnięty do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

Klauzula Informacyjna:

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych oraz o przysługujących Panu/Pani prawach z tym związanych.

1. Administratorem Pana/Pani danych osobowych przetwarzanych przez Miasto Ostrów Mazowiecka jest: Burmistrz Miasta Ostrów Mazowiecka ul. 3 Maja 66, 07-300 Ostrów Mazowiecka.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym mogą się Państwo kontaktować w sprawach przetwarzania Państwa danych osobowych poprzez adres e-mail: iod@ostrowmaz.pl;
3. Państwa dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z przepisami RODO, art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne w celu wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
4. Podanie przez Państwa danych osobowych Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celach związanych z zawarciem i realizacją umowy.
5. W zakresie danych osobowych Państwa dotyczących, przysługują wam następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych,
• prawo sprostowania danych np. gdy są nieaktualnie lub nieprawdziwe,
• prawo uzyskania kopii swoich danych osobowych w siedzibie Administratora.
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – prawo przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 21 RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych.

6. Dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz do momentu upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikającego z ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny;
7. Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa lub umowy powierzenia przetwarzania danych.
8. Administrator nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym profilowania.

Załączniki:

1. 1. 1. 1. Zaproszenie do składania ofert PDF
         2. Formularz oferty (DOC, PDF)
         3. Wykaz Osób (DOC, PDF)
         4. Wykaz Usług (DOC, PDF)
         5. Wzór Umowy (PDF)

 

---

Ostrów Mazowiecka, 02.09.2024 r,

INFORMACJA O PRZEDŁUŻENIU TERMINU SKŁADANIA OFERT

Zamawiajacy przedłuża termin składania ofert w niniejszym postępowaniu do dnia 05.09.2024r.