ZARZĄDZENIE NR 21/2026
BURMISTRZA MIASTA OSTRÓW MAZOWIECKA
z dnia 13 lutego 2026 r.
w sprawie zasad zamawiania, używania, przechowywania oraz likwidacji pieczęci urzędowych i pieczątek w Urzędzie Miasta Ostrów Mazowiecka

Na podstawie art. 30 ust. 1, art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2025 r. poz. 1153,1436), art. 16c ustawy z dnia 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (Dz. U. z 2025 r. poz. 299), rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (Dz. U. z 1955 r. Nr 47, poz. 316, z 1970 r. Nr 13, poz. 116, z 1971 r. Nr 13, poz. 128, z 1973 r. Nr 47, poz. 281, z 1974 r. Nr 22, poz. 132, z 1990 r. Nr 73, poz. 436 oraz z 1991 r. Nr 33, poz. 139) oraz § 52 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Ostrów Mazowiecka nadanego Zarządzeniem Nr 13/2026 Burmistrza Miasta Ostrów Mazowiecka z dnia 29 stycznia 2026 r. ustala się zasady zamawiania, używania, przechowywania oraz likwidacji pieczęci urzędowych i pieczątek zwane dalej „Zasadami".

§ 1. 

Użyte w Zarządzeniu określenia i skróty oznaczają:
1) pieczęć urzędowa - metalowa, tłoczona pieczęć okrągła, zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis odpowiadający nazwie podmiotu uprawnionego do jej używania;
2) pieczątki – w szczególności pieczątki nagłówkowe, wpływowe, imienne do podpisu (podpisowe);
3) Rejestr - rejestr pieczęci urzędowych i pieczątek stosowanych w Urzędzie;
4) Urząd - Urząd Miasta Ostrów Mazowiecka;
5) Rada Miasta - Rada Miasta Ostrów Mazowiecka;
6) Burmistrz - Burmistrz Miasta Ostrów Mazowiecka;
7) Zastępca Burmistrza - Zastępca Burmistrza Miasta Ostrów Mazowiecka;
8) Sekretarz - Sekretarz Miasta Ostrów Mazowiecka;
9) Dyrektorzy lub Kierownicy – Dyrektorzy lub Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu;
10) komórka organizacyjna - wyodrębniony element struktury organizacyjnej Urzędu, realizujący określone zadania: Biuro, Wydział, Referat, samodzielne stanowisko.

§ 2. 

1. W Urzędzie stosowane są pieczęcie urzędowe oraz pieczątki, których używanie wynika z przepisów prawa lub powierzonych zadań i czynności, realizowanych przez pracowników Urzędu.
2. Pieczęcie urzędowe i pieczątki, o których mowa ust. 1 są własnością Urzędu, który ponosi koszty ich wytwarzania.
3. Pieczęcie urzędowe i pieczątki stosuje się wyłącznie do załatwiania spraw służbowych.
4. Pracownicy, którym powierzono pieczęcie urzędowe i pieczątki są zobowiązani do używania ich zgodnie z przeznaczeniem oraz do ich ochrony przed dostępem osób nieupoważnionych, uszkodzeniem, zagubieniem lub kradzieżą.
5. Podczas urzędowania pieczęcie urzędowe i pieczątki powinny znajdować się w miejscu dostępnym tylko dla pracownika za nie odpowiedzialnego.
6. Po zakończeniu pracy pieczęcie urzędowe i pieczątki winny być zabezpieczone w zamykanych szafach biurowych lub przechowywane w pomieszczeniach z kontrolą dostępu oraz aktywowanym systemem alarmowym na koniec dnia.
7. Wydział Organizacji, Bezpieczeństwa i Promocji Miasta prowadzi Rejestr pieczęci urzędowych i pieczątek używanych w Urzędzie, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Zarządzenia. 

§ 3. 

1. Stosowane w Urzędzie pieczęcie urzędowe zawierają w otoku nazwy: „Burmistrz Miasta Ostrów Mazowiecka", „Urząd Stanu Cywilnego w Ostrowi Mazowieckiej" i „Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Ostrowi Mazowieckiej ".
2. Pieczęcią urzędową może być również pieczęć, zawierająca pośrodku, zamiast wizerunku orła ustalonego dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, herb Miasta Ostrów Mazowiecka z napisem w otoku Urząd Miasta Ostrów Mazowiecka.
3. Pieczęć urzędową umieszcza się wyłącznie na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, jeżeli przepis szczególny tak stanowi, z zastrzeżeniem, że pieczęć, o której mowa w ust. 2 nie może być umieszczana na dokumentach urzędowych w sprawach z zakresu administracji rządowej.
4. Odcisku pieczęci urzędowej nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt sprawy oraz innych pismach wysyłanych z Urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
5. Do wyrobu pieczęci urzędowej uprawniona jest Mennica Państwowa z wyłączeniem pieczęci, o których mowa w § 3 ust. 2, do wyrobu których upoważnione są również wyspecjalizowane podmioty gospodarcze.
6. Wzór pieczęci urzędowej oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy.

§ 4. 

W Urzędzie używa się następujących rodzajów pieczątek:
1) nagłówkowe, zawierające pełną nazwę urzędu, adres oraz numer telefonu i numer faksu;
2) nagłówkowe, zawierające pełną nazwę urzędu, pełną nazwę komórki organizacyjnej oraz adres;
3) nagłówkowe „Miasto Ostrów Mazowiecka”, zawierające adres, numer telefonu, numer faksu, NIP oraz REGON.
4) nagłówkowe Rady Miasta;
5) imienne do podpisu (podpisowe), zawierające stanowisko lub pełnioną przez pracownika funkcję, imię i nazwisko;
6) imienne „z up. Burmistrza" i „w zastępstwie Burmistrza";
7) wpływowe, potwierdzające wpływ korespondencji;
8) pomocnicze, niezbędne do usprawnienia pracy biurowej w komórkach organizacyjnych Urzędu, w szczególności: „za zgodność z oryginałem”, „za zgodność z przedłożonym dokumentem", datowniki oraz inne pieczątki pomocnicze zewidencjonowane w Rejestrze.

§ 5. 

1. Pieczątki imienne przysługują pracownikom, którym ze względu na rodzaj wykonywanej pracy są konieczne do realizacji zadań określonych w zakresie ich obowiązków.
2. Uprawnienia do podpisywania pism określa Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Ostów Mazowiecka, zakresy czynności pracowników oraz udzielone przez Burmistrza upoważnienia, z zastrzeżeniem ust. 3.
3. Uprawnienia do podpisywania dokumentów wynikających z wykonywania zadań przez organy Miasta Ostrów Mazowiecka określa Statut.
4. Pieczątkę imienną „z up. Burmistrza”, posiadają pracownicy, których Burmistrz pisemnie upoważnił do załatwiania w jego imieniu spraw lub wydawania decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej. Pieczątkę tę można stosować wyłącznie w granicach udzielonego upoważnienia.
5. Pieczątkę imienną „w zastępstwie Burmistrza”, może posiadać Zastępca Burmistrza stosując ją wyłącznie podczas nieobecności Burmistrza, zgodnie z zapisami Regulaminu Organizacyjnego Urzędu.

§ 6. 

1. Uprawnionymi do stosowania pieczątki potwierdzającej zgodność kopii dokumentu z oryginałem są:
1) Burmistrz, Zastępca Burmistrza i Sekretarz w zakresie wszystkich spraw administracyjnych Urzędu;
2) Skarbnik w zakresie wszystkich spraw należących do jego kompetencji oraz do zakresu działania Wydziału Realizacji Budżetu;
3) Dyrektorzy lub Kierownicy komórek organizacyjnych w zakresie spraw należących do właściwości kierowanych przez siebie Wydziałów/Biur/Referatów;
4) pracownicy w zakresie spraw wynikających z zakresu czynności.
2. Potwierdzając zgodność kopii dokumentu z oryginałem zamieszcza się: miejscowość, datę dokonania potwierdzenia oraz podpis złożony na imiennej pieczątce zawierającej imię i nazwisko, stanowisko służbowe osoby dokonującej potwierdzenia oraz pieczątkę nagłówkową Urzędu.
3. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu nie będącego oryginałem należy zamieścić pod tekstem klauzulę: "za zgodność z przedłożonym dokumentem", a także: miejscowość, datę dokonania potwierdzenia, podpis złożony na imiennej pieczątce zawierającej imię i nazwisko, stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści oraz pieczątkę nagłówkową Urzędu.

§ 7. 

Wzory pieczątek nagłówkowych i podpisowych i sposób opatrywania nimi dokumentów określa załącznik nr 2 do Zarządzenia. 

§ 8. 

1. Dyrektorzy oraz Kierownicy komórek organizacyjnych są odpowiedzialni za:
1) zapewnienie w kierowanych przez siebie komórkach organizacyjnych pieczęci urzędowych oraz pieczątek w liczbie odpowiadającej uzasadnionym potrzebom;
2) prawidłowe używanie pieczęci urzędowych oraz pieczątek, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi Urzędu.
2. Do pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy przepis ust.1 stosuje się odpowiednio.
3. Za pieczęcie urzędowe i pieczątki będące w posiadaniu poszczególnych komórek organizacyjnych odpowiadają Dyrektorzy oraz Kierownicy tych komórek, a w przypadku samodzielnych stanowisk pracy - pracownicy zatrudnieni na tych stanowiskach. Odpowiedzialność za pieczątki imienne (podpisowe) ponoszą pracownicy, którym zostały one powierzone.
4. Za pieczątki podpisowe Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza odpowiada pracownik sekretariatu, za pieczątkę Przewodniczącego Rady pracownik Biura Rady.

§ 9. 

1. W przypadku nieobecności pracownika trwającej dłużej niż 30 dni pieczęć urzędowa lub pieczątki, o których mowa w § 4 podlegają przekazaniu do depozytu pracownikowi odpowiedzialnemu za prowadzenie Rejestru. Za realizację tego obowiązku odpowiada Dyrektor lub Kierownik właściwej komórki organizacyjnej.
2. Dyrektorzy, Kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach, w przypadku własnej nieobecności trwającej dłużej niż 30 dni, są zobowiązani do przekazania posiadanych pieczęci urzędowych lub pieczątek, o których mowa w § 4 do depozytu pracownikowi odpowiedzialnemu za prowadzenie Rejestru, po uprzednim poinformowaniu bezpośredniego przełożonego.
3. Przekazanie pieczęci lub pieczątek, o których mowa w § 4 do depozytu następuje na podstawie formularza, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do Zarządzenia. 
4. Po ustaniu przyczyny nieobecności pieczęć urzędowa lub pieczątki, o których mowa w § 4, podlegają zwrotowi pracownikowi, o którym mowa w ust.1 oraz ust.2. Zwrot następuje na podstawie formularza, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do Zarządzenia. 

§ 10. 

1. W przypadku utraty (zagubienia lub kradzieży) pieczęci urzędowej lub pieczątki, pracownik odpowiedzialny za jej użytkowanie niezwłocznie zawiadamia o tym fakcie bezpośredniego przełożonego.
2. Dyrektor lub Kierownik komórki organizacyjnej, w której pieczęć była użytkowana, jest obowiązany do zawiadomienia Sekretarza w formie pisemnej, niezwłocznie, podając rodzaj utraconej pieczęci urzędowej lub pieczątki, okoliczności jej utraty, datę stwierdzenia utraty wskazując osobę odpowiedzialną za użytkowanie.
3. Do pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio.
4. Sekretarz Miasta zgłasza policji utratę pieczęci urzędowej lub pieczątki o szczególnie ważnym znaczeniu, a w przypadku pieczęci urzędowej zawiadamia również podmiot, który pieczęć tę wykonał.
5. W Rejestrze dokonuje się adnotacji o utracie pieczęci urzędowej lub pieczątki oraz jej unieważnieniu.

§ 11

 1. Wniosek o wykonanie pieczęci urzędowej lub pieczątki sporządza Dyrektor lub Kierownik komórki organizacyjnej lub pracownik zatrudniony na samodzielnym stanowisku na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Zarządzenia. 
2. Zamówienie większej liczby egzemplarzy pieczęci urzędowych lub pieczątki tej samej treści jest dopuszczalne tylko w uzasadnionych przypadkach. Wówczas każdy wtórnik pieczęci lub pieczątki jest opatrzony kolejnym numerem rozpoznawczym stosownie do treści zamówienia.
3. Po pozytywnej weryfikacji wniosku Burmistrz, Zastępca Burmistrza lub Sekretarz zleca wykonanie pieczęci urzędowej/pieczątki pracownikowi, któremu powierzono prowadzenie spraw z zakresu prowadzenia Rejestru pieczęci urzędowych i pieczątek.
4. Wykonane pieczęcie urzędowe/pieczątki odbiera upoważniony pracownik, o którym mowa w ust. 3, sprawdza ich zgodność z zamówieniem, a następnie:
1) wpisuje je do rejestru;
2) opisuje fakturę zamieszczając na niej m.in. adnotację o treści: „wpisano do Rejestru pieczęci urzędowych i pieczątek używanych w Urzędzie Miasta Ostrów Mazowiecka";
3) nadaje dalszy bieg opisanej fakturze zgodnie z procedurami przyjętymi w Urzędzie;
4) informuje osoby, o których mowa w ust. 1 o zrealizowaniu zamówienia.
5. Pieczęcie urzędowe i pieczątki wydawane są po pisemnym potwierdzeniu odbioru w Rejestrze, poprzez złożenie czytelnego podpisu (imienia i nazwiska).

§ 12. 

1. Pieczęcie urzędowe i pieczątki, które nie mogą być używane z jakiejkolwiek przyczyny, w szczególności z powodu ich zużycia, uszkodzenia, reorganizacji Urzędu, zmiany przepisów uprawniających do ich używania, cofnięcia upoważnienia, należy przekazać niezwłocznie do pracownika, o którym mowa w § 11 ust. 3, w celu dokonania stosownej adnotacji w Rejestrze.
2. Przekazania dokonuje się na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do Zarządzenia. 
3. Pracownik, z którym został rozwiązany stosunek pracy obowiązany jest, najpóźniej w ostatnim dniu pracy, osobiście rozliczyć się z pobranych pieczęci urzędowych i pieczątek, z zastosowaniem formularza, o którym mowa w ust. 2.
4. Pieczęcie urzędowe i pieczątki, o których mowa w ust. 1 przeznacza się do likwidacji, z zastrzeżeniem ust. 5, po uzyskaniu pisemnej akceptacji Burmistrza/Zastępcy burmistrza/ Sekretarza.
5. Pieczęcie urzędowe i pieczątki przekazane w związku z reorganizacją Urzędu, które nie utraciły swojej ważności, mogą być przekazane protokolarnie do dalszego użytkowania przez pracowników. Wzór protokołu przekazania stanowi załącznik nr 5 do Zarządzenia. 

§ 13. 

1. Likwidacji pieczęci urzędowych i pieczątek dokonuje Komisja likwidacyjna powoływana stosownym Zarządzeniem Burmistrza w miarę potrzeb, ale nie częściej niż dwa razy w roku kalendarzowym.
2. Pieczęcie urzędowe, o których mowa w § 3 ust. 1 przekazuje się do likwidacji Mennicy Państwowej.
3. Z czynności, o których mowa w ust. 1 Komisja Likwidacyjna sporządza protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do Zarządzenia. 
4. Stosowną adnotację o likwidacji, wraz z podaniem daty likwidacji, zamieszcza się w Rejestrze na podstawie protokołu likwidacji.

§ 14. 

Wykonanie Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta Ostrów Mazowiecka, Dyrektorom i Kierownikom komórek organizacyjnych oraz samodzielnym stanowiskom pracy.

§ 15. 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 
Burmistrz

/-/ Hubert Betlejewski

ZARZĄDZENIE NR 21/2026 BURMISTRZA MIASTA OSTRÓW MAZOWIECKA z dnia 13 lutego 2026 r. (plik pdf 680kB)