Załącznik nr 2
do zarządzenia nr 50/2007
Burmistrza Miasta Ostrów Mazowiecka
z dnia 28 maja 2007 roku
TRYB POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE DOTACJI W RAMACH OTWARTEGO KONKURSU OFERT
§ 1
Postanowienia ogólne
1. Tryb postępowania o udzielenie dotacji z budżetu miasta Ostrów Mazowiecka organizacjom pozarządowym oraz innym podmiotom prowadzącym działalność pożytku publicznego w ramach otwartego konkursu ofert obejmuje sposób rejestrowania i przechowywania ofert, tryb rozpatrywania ofert oraz kontroli wydatkowania dotacji i sposobu ich rozliczania.
2. Postępowanie o udzielenie dotacji w ramach otwartego konkursu ofert odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.) oraz rocznym Programie Współpracy Miasta Ostrów Mazowiecka z organizacjami pozarządowymi.
3. Ilekroć jest mowa o:
1) dotacji – należy przez to rozumieć dotację zgodnie z art. 69 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.),
2) działalności pożytku publicznego – należy przez to rozumieć działalność społecznie użyteczną, prowadzoną przez organizacje pozarządowe w sferze zadań publicznych określonych w ustawie,
3) konkursie – należy przez to rozumieć otwarty konkurs ofert, o którym mowa w art. 11 ust. 2 i art. 13 ustawy,
4) ogłoszeniu – należy przez to rozumieć zarządzenie w sprawie ogłoszenia otwartego konkursu ofert na realizację zadań publicznych,
5) organizacjach pozarządowych – należy przez to rozumieć organizacje pozarządowe, osoby prawne i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 3 ust. 2 i 3 ustawy,
6) podmiotach prowadzących działalność pożytku publicznego – należy przez to rozumieć podmioty wymienione w art. 3. ustawy,
7) programie – należy przez to rozumieć „Program Współpracy Miasta Ostrów Mazowiecka z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego”,
8) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miasta Ostrów Mazowiecka,
9) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873),
10) wydziale merytorycznym – należy przez to rozumieć wydziały Urzędu Miasta realizujące określone zadania publiczne.
§ 2
Sposób rejestrowania i przechowywania ofert
1. Oferta musi być złożona na ustalonym wzorze oferty określonym w drodze rozporządzenia przez Ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego, na adres i w terminie ustalonym w ogłoszeniu.
2. Oferty należy składać w kancelarii Urzędu Miasta Ostrów Mazowiecka w zamkniętych kopertach na każde zadanie oddzielnie. Koperta powinna być opisana z oznaczeniem nazwy i adresu podmiotu wraz z podaniem nazwy zadania.
3. Oferty są rejestrowane w dzienniku podawczym kancelarii Urzędu Miasta Ostrów Mazowiecka, a następnie przekazane do Przewodniczącego lub Wiceprzewodniczącego Zespołu, który rejestruje oferty w kolejności ich wpływu. Wzór rejestru ofert stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.
4. Do czasu rozpoczęcia posiedzenia konkursowego, oferty przechowuje Przewodniczący lub Wiceprzewodniczący.
5. Po zakończeniu postępowania konkursowego protokół wraz z ofertami znajduje się w wydziale merytorycznym realizującym określone zadanie publiczne.
§ 3
Tryb rozpatrywania ofert
1. Otwarty konkurs ofert w sprawie realizacji zadań publicznych ogłasza i przeprowadza Burmistrz Miasta Ostrów Mazowiecka w formie zarządzenia.
2. Ogłoszenie zamieszcza się w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim lub lokalnym, w zależności od rodzaju zadania, Biuletynie Informacji Publicznej, na tablicy ogłoszeń urzędu oraz na stronie internetowej (www.ostrowmaz.pl), co najmniej z dwudziestodniowym wyprzedzeniem.
3. Konkurs ofert powinien być rozstrzygnięty w terminie do 15 dni od dnia otwarcia ofert, nie później niż 30 dni od dnia, w którym upłynął termin składania ofert.
4. Badanie i ocenę ofert w ramach otwartego konkursu ofert przeprowadza Zespół Doradczo-Opiniujący, powołany zarządzeniem Burmistrza Miasta Ostrów Mazowiecka.
5. Zakres zadań Zespołu obejmuje:
1) badanie i ocenę formalną i merytoryczną złożonych ofert,
2) kwalifikację ofert do otrzymania dotacji,
3) sformułowanie wniosków i przedstawienie ich Burmistrzowi Miasta Ostrów Mazowiecka.
6. Posiedzenie konkursowe rozpoczyna Przewodniczący lub Wiceprzewodniczący Zespołu stwierdzając prawomocność posiedzenia Zespołu oraz odbierając od wszystkich uczestników postępowanie pisemne oświadczenia w sprawie ewentualnego powiązania z podmiotami składającymi oferty.
7. Posiedzenie konkursowe składa się z dwóch etapów.
8. W pierwszym etapie Zespół:
1) stwierdza prawidłowość ogłoszenia konkursu oraz liczbę złożonych ofert,
2) otwiera koperty z ofertami,
3) bada i ocenia oferty pod względem formalnym,
4) odrzuca oferty, które nie spełniają kryteriów formalnych.
9. W drugim etapie Zespół:
1) analizuje merytoryczną zawartość ofert, spełniających kryteria formalne określone w ustawie i ogłoszeniu,
2) ustala listę rankingową począwszy od najlepszej oferty wraz z kwotą wnioskowaną aż do wyczerpania środków przeznaczonych na realizację danego zadania,
3) przedkłada wnioski do zatwierdzenia Burmistrzowi Miasta.
10. Do udziału w ocenie merytorycznej dopuszczony zostanie oferent, który spełnia łącznie następujące wymogi formalne:
1) jest organizacją pozarządową lub innym podmiotem, którego celem statutowym jest prowadzenie działalności pożytku publicznego,
2) jego cele statutowe są zbieżne z zadaniami określonymi w ogłoszeniu w sprawie otwartego konkursu ofert,
3) przedłoży kompletną ofertę w terminie określonym w ogłoszeniu.
11. Do kryteriów merytorycznych należy w szczególności:
1) kalkulacja przedstawionych kosztów powinna uwzględniać udział finansowych środków własnych w wysokości określonej w ogłoszeniu (w przypadku wsparcia realizacji zadania),
2) realizacja programu powinna opierać się na odpowiedniej bazie materialnej i sprzęcie potrzebnym do realizacji zadania oraz zasobach kadrowych z odpowiednimi kwalifikacjami,
3) odpowiednio wyszkolona kadra,
4) posiadanie niezbędnego doświadczenia do realizacji zadań,
5) wiarygodność pod względem finansowym
6) pozytywna ocena dotychczasowych działań podejmowanych wspólnie z samorządem Miasta Ostrów Mazowiecka, w tym rozliczania się z otrzymanych środków finansowych,
7) profesjonalizm realizatorów programu odpowiednio udokumentowany (dyplomy, zaświadczenia, certyfikaty) oraz przygotowanie zawodowe dające gwarancję merytorycznej poprawności przebiegu programu.
12. Ocena formalna i merytoryczna zostaje uwidoczniona na karcie oceny oferty, której wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia, w postaci znaku: (+), co oznacza, że zostały spełnione określone kryteria, bądź (-), co oznacza, że nie zostały spełnione określone kryteria.
13. Dla każdej oferty zakłada się oddzielną kartę oceny formalnej i merytorycznej.
14. Z przebiegu posiedzenia konkursowego sporządza się protokół, który powinien zawierać:
1) listy obecności uczestników posiedzeń,
2) oświadczenia,
3) zarządzenie Burmistrza Miasta w sprawie ogłoszenia otwartego konkursu ofert wraz z regulaminem konkursu,
4) rejestr wszystkich ofert w kolejności ich wpływu,
5) listę rankingową,
6) uzasadnienie wyboru ofert podpisane przez Przewodniczącego lub Wiceprzewodniczącego i członka Zespołu z wydziału merytorycznego,
7) ewentualne uwagi członków Zespołu,
8) podpisy wszystkich biorących udział w pracach Zespołu.
15. Wyniki konkursu ogłasza się niezwłocznie po akceptacji Burmistrza Miasta, poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń urzędu, publikację w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na stronie internetowej urzędu (www.ostrowmaz.pl).
§ 4
Kontrola wydatkowania dotacji i sposób ich rozliczania
1. Uruchomienie środków na realizację zadania następuje na podstawie umowy z organizacją pozarządową, której oferta została wybrana.
2. Kontrola wydatkowania dotacji i sposób ich rozliczania odbywa się zgodnie z zasadami określonym w rozporządzeniu Ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania.
