Rozeznanie cenowe na Opracowanie i przeprowadzenie audytu zewnętrznego w miejskich jednostkach organizacyjnych

Miasto Ostrów Mazowiecka

ul. 3 Maja 66

07-300 Ostrów Mazowiecka

Zaproszenie do składania ofert dot. zamówienia o wartości szacunkowej poniżej 130.000 zł netto

Do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych.

Miasto Ostrów Mazowiecka zaprasza do udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie rozeznania cenowego na: Opracowanie i przeprowadzenie audytu zewnętrznego w:

Część I: Miejskiej Bibliotece Publicznej im. Marii Dąbrowskiej w Ostrowi Mazowieckiej;

Część II: Miejskim Dom Kultury w Ostrowi Mazowieckiej;

Część III: Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji w Ostrowi Mazowieckiej.

I. Opis przedmiotu i zakres zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest: Opracowanie i przeprowadzenie audytu zewnętrznego w:
   • Część I: Miejskiej Bibliotece Publicznej im. Marii Dąbrowskiej w Ostrowi Mazowieckiej;
   • Część II: Miejskim Dom Kultury w Ostrowi Mazowieckiej;
   • Część III: Miejskim Ośrodku Sportu i Rekreacji w Ostrowi Mazowieckiej.
2. Zakres zamówienia obejmuje  opracowanie i przeprowadzenie audytu zewnętrznego, obejmującego w szczególności następujące zagadnienia:
   1. analiza podstawowych wskaźników ekonomiczno-finansowych jednostki za lata 2021 – 2023;
   2. remanent środków trwałych i ruchomości;
   3. analiza składników majątku ruchomego i nieruchomości jednostki wraz z oceną celowości i kosztów ich utrzymania;
   4. kontrola przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych, w tym prawidłowość zawierania umów cywilno-prawnych;
   5. prawidłowość stosowanego systemu księgowości w zakresie:
      1. przyjętych i stosowanych zasad (polityk) rachunkowości,
      2. prawidłowości operacji gospodarczych,
      3.  rzetelności prowadzenia ksiąg rachunkowych,
      4. poprawności inwentaryzacji;
   6. ocena prawidłowości, efektywności i gospodarności wydatków, prawidłowość przyjętych rozwiązań dotyczących zasad rachunkowości;
   7. rozliczanie krajowych i zagranicznych podróży służbowych;
   8. rozliczanie mienia powierzonego pracownikom i kierownikom jednostki;
   9. analiza dodatkowych świadczeń tj.: dodatków, nagród i ryczałtów wypłacanych pracownikom i kierownikom jednostki oraz weryfikacja zasadności ich przyznania;
   10. analiza zatrudniania na umowę inną niż umowa o pracę (w szczególności umowy o dzieło i umowy zlecenia);
   11. weryfikacja stanu zatrudnienia z obowiązującymi w jednostce aktami prawnymi; 
   12. analiza przychodów z działalności jednostki i kosztów ich uzyskania;
   13. uregulowania dotyczące prowadzenia gospodarki finansowej;
   14. ocena przestrzegania przepisów prawa, w tym regulacji wewnętrznych w zakresie finansów publicznych;
   15. funkcjonowanie kontroli zarządczej;
   16. wiarygodność sprawozdań finansowych i sprawozdań z wykonania planu finansowego.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz prawa i obowiązki określone są we wzorze umowy.
4. Warunki płatności: przelew 30 dni, od wpływu prawidłowo wystawionej faktury.

II. Termin wykonania zamówienia:

Termin wykonania zamówienia: do 16 grudnia 2024 r.

III. Warunki udziału w postępowaniu (dotyczy wszystkich części):

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy:

1. osoby fizyczne (nie wykonujące działalności gospodarczej lub prowadzące działalność gospodarczą), spełniające poniższe warunki;
2. przedsiębiorcy prowadzący działalność w formie spółki (cywilnej, jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej) lub osoby prawne, zatrudniające osoby do prowadzenia audytu spełniające poniższe warunki

1. Zdolność techniczna i zawodowa:

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował zespołem wyznaczonym do realizacji zamówienia, co najmniej  dwiema osobami, w skład którego wejdą osoby, z których każda spełniać będzie następujące warunki:

• • • •  
  • uczestniczyła w realizacji przynajmniej 3 usług, których przedmiotem było wykonanie audytu zewnętrznego i/lub wewnętrznego w zakresie prawidłowości realizacji zadań, rocznego planu finansowego i sprawozdawczości, a także funkcjonowania kontroli zarządczej u jednego z podmiotów wymienionych w art. 9 ustawy o finansach publicznych, w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert,
  • spełnia warunki określone w art. 286 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Zamawiający wymaga, aby w skład zespołu wchodziła co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.

Zamawiający nie wymaga aby Wykonawca dysponował co najmniej 2 osobami  na każdą część zamówienia (tj. min. 6 osób), pod warunkiem, że nie wpłynie to negatywnie na realizację wszystkich zamówień częściowych i że zostaną one zrealizowane w terminie.

2. Wykonawca powinien posiadać odpowiednie doświadczenie:

Wykonawca powinien wykazać się  zrealizowaniem, w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, co najmniej trzech usług (umów) o wartości co najmniej 20 000,00 zł brutto każda, obejmujących: wykonanie audytu zewnętrznego w zakresie prawidłowości realizacji zadań, rocznego planu finansowego i sprawozdawczości, a także funkcjonowania kontroli zarządczej. Każda z umów musi dotyczyć audytu przeprowadzonego u jednego z podmiotów wymienionych w art. 9 ustawy o finansach publicznych.

Dokumenty potwierdzające spełnianie powyższych warunków Wykonawca załączy do oferty.

3. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od jednostek audytowanych. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub Wykonawca przeprowadzający audyt zewnętrzny:
   • posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego;
   • jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów zarządzających lub pracownikiem jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;
   • osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych;
   • w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu;
   • jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobami zarządzającymi jednostką audytowaną albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby;
   • pozostaje z osobami zarządzającymi jednostką audytowaną w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do bezstronności.

IV. Kryteria oceny ofert:

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: Najniższa cena=100%.

V. Przygotowanie i złożenie oferty:

Ofertę na wybrane części zamówienia należy złożyć pocztą elektroniczną  na formularzu oferty – załącznik nr 1 na adres: zzp@ostrowmaz.pl.

Do oferty należy dołączyć (w wersji cyfrowej):

1. Wykaz osób które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, odpowiedzialnych za świadczenie usługi wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;
2. Dokumenty potwierdzające posiadanie uprawnień i doświadczenia przez osoby wskazane w Wykazie osób;
3. Wykaz wykonanych usług oraz Dowody, że usługi wskazane w wykazie zostały wykonane należycie.

VI. Termin składania ofert:

Oferty należy składać do dnia  29.08.2024 r.

VII. Kontakt z Zamawiającym:

Osobami upoważnionymi do kontaktu z Wykonawcami jest:

1. w zakresie merytorycznym: Pani Wioletta Ogonowska, tel. (29)679-54-30,  zzp@ostrowmaz.pl;
2. w zakresie formalnym: Pan Michał Kazimierski, tel. (29)679-54-33, zzp@ostrowmaz.pl

Klauzule prawne:

1. 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyn. Z tego tytułu Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia. Otrzymanie w toku postępowania oferty nie jest równoznaczne ze złożeniem zamówienia przez Zamawiającego i nie łączy się z koniecznością zawarcia przez niego umowy.
   2. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany treści niniejszego ogłoszenia (w tym zmiany terminu składania ofert) z uzasadnionych przyczyn (Wykonawca powinien regularnie sprawdzać stronę BIP i  skrzynkę poczty e-mail).
   3. Zamawiający nie może być pociągnięty do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

Klauzula Informacyjna:

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych oraz o przysługujących Panu/Pani prawach z tym związanych.

1. Administratorem Pana/Pani danych osobowych przetwarzanych przez Miasto Ostrów Mazowiecka jest: Burmistrz Miasta Ostrów Mazowiecka ul. 3 Maja 66, 07-300 Ostrów Mazowiecka.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym mogą się Państwo kontaktować w sprawach przetwarzania Państwa danych osobowych poprzez adres e-mail: iod@ostrowmaz.pl;
3. Państwa dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z przepisami RODO, art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne w celu wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
4. Podanie przez Państwa danych osobowych Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celach związanych z zawarciem i realizacją umowy.
5. W zakresie danych osobowych Państwa dotyczących, przysługują wam następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych,
• prawo sprostowania danych np. gdy są nieaktualnie lub nieprawdziwe,
• prawo uzyskania kopii swoich danych osobowych w siedzibie Administratora.
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – prawo przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 21 RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych.

6. Dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz do momentu upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikającego z ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny;
7. Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa lub umowy powierzenia przetwarzania danych.
8. Administrator nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym profilowania.

Załączniki:

1. 1. 1. 1. Zaproszenie do składania ofert PDF
         2. Formularz oferty (DOC, PDF)
         3. Wykaz Osób (DOC, PDF)
         4. Wykaz Usług (DOC, PDF)
         5. Wzór Umowy PDF