Miasto Ostrów Mazowiecka

3 Maja 66

07-300 Ostrów Mazowiecka

Zaproszenie do składania ofert

Wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro. Do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (t.j.: Dz.U. z 2019r., poz. 1843) - art. 4 pkt 8.

Miasto Ostrów Mazowiecka zaprasza do udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania ofertowego na uruchomienie w terminie 10 dni od daty zawarcia umowy i utrzymanie do dnia 31.12.2020r. systemu kompleksowej obsługi urządzeń drukujących użytkowanych przez Urząd Miasta Ostrów Mazowiecka.

I. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest uruchomienie w terminie 10 dni od daty zawarcia umowy i utrzymanie do dnia 31.12.2020r. systemu kompleksowej obsługi urządzeń drukujących użytkowanych przez Urząd Miasta Ostrów Mazowiecka.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz wymagania stawiane Wykonawcy określone są  we wzorze umowy oraz załączniku nr 1 do Umowy.
3. Podana w formularzu ofertowym (załączniku nr 2) ilość stron A4/A3 ma charakter szacunkowy. Zamawiający zastrzega sobie zwiększenie lub zmniejszenie ilości wydrukowanych stron. Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.
4. Zaoferowane przez Wykonawcę ceny jednostkowe zawierają wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy i nie ulegną zmianie w trakcie realizacji niniejszej umowy (za wyjątkiem sytuacji określonej w § 8 ust. 2 wzoru umowy).
5. Wykaz urządzeń drukujących jest zawarty w załącznikach nr 3 oraz 3A.
6. Zamawiający będzie wypłacał wynagrodzenia przelewem bankowym na konto wskazane przez Wykonawcę w terminie 30 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.
7. W celu potwierdzenia wymaganych funkcjonalności systemu, na etapie oceny ofert lub w trakcie obowiązywania umowy, Zamawiający może zażądać przeprowadzenia testu oferowanego oprogramowania. Szczegółowe wytyczne opisane są w Części D pkt. 4 Opisu Przedmiotu Zamówienia - załącznik nr 1 do Umowy.
8. Zamawiający dopuszcza używanie materiałów równoważnych (z zastrzeżeniem treści złącznika nr 3). W celu weryfikacji jakości, na etapie oceny ofert lub w trakcie obowiązywania umowy, Zamawiający może zażądać przeprowadzenia testów oferowanych materiałów eksploatacyjnych. Szczegółowe wytyczne opisane są w Części D pkt. 5 Opisu Przedmiotu Zamówienia- załącznik nr 1 do Umowy.

II. Warunki udziału w postępowaniu:

Wykonawca musi posiadać odpowiednie doświadczenie:

Wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu, jeżeli wykaże, że wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie co najmniej 2 usługi kompleksowej obsługi urządzeń drukujących, których przedmiotem jest dostawa materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących/kopiujących oraz serwis urządzeń wraz z wdrożeniem systemu zarządzania o łącznej wartości nie mniejszej niż: 25 000,00 zł brutto, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

III. Termin wykonania zamówienia:

Od dnia zawarcia umowy do dnia 31 grudnia 2020 roku. (Uruchomienie i utrzymanie systemu najpóźniej w terminie 10 dni od daty zawarcia umowy).

IV. Kryteria oceny ofert:

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: Cena = 100%.

V. Przygotowanie i złożenie oferty:

Ofertę na zrealizowanie zamówienia należy złożyć w formie pisemnej w siedzibie Zamawiającego - pokój nr: 1 - Kancelaria Urzędu Miasta Ostrów Mazowiecka, ul. 3 Maja 66, 07-300 Ostrów Mazowiecka (osobiście, listem – liczy się data wpływu do Urzędu) na Formularzu Oferty - załącznik   nr 2. Do oferty należy załączyć:

1) Wykaz usług wraz z dowodami potwierdzającymi należyte wykonanie tych usług (np. referencje)

Oferta powinna być opakowana w jednej kopercie zaadresowanej na Zamawiającego i opatrzonej napisem: „Uruchomienie i utrzymanie systemu kompleksowej obsługi urządzeń drukujących użytkowanych przez Urząd Miasta Ostrów Mazowiecka.”

Oferty należy złożyć do dnia 17.12.2019r. do godz. 12.00.

VI. Termin i miejsce otwarcia ofert:

Otwarcie ofert nastąpi w dniu 17.12.2019r. o godz. 12.20, pok. Nr 103.

VII. Kontakt z Zamawiającym:

1. w zakresie merytorycznym: Michał Duda, tel. (29)679-54-65, e-mail: admin@ostrowmaz.pl
2. w zakresie formalnym: Pani Marzena Grabowska, Pan Michał Kazimierski, tel. (29) 679-54-33, e-mail: zzp@ostrowmaz.pl

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn. Z tego tytułu Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany treści niniejszego ogłoszenia (w tym zmiany terminu składania ofert) z uzasadnionych przyczyn (Wykonawca powinien regularnie odwiedzać niniejszą stronę BIP). Miasto Ostrów Mazowiecka nie może być pociągnięte do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez wykonawców w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

Klauzula Informacyjna:

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania Państwa danych osobowych oraz o przysługujących Panu/Pani prawach z tym związanych.

1. Administratorem Pana/Pani danych osobowych przetwarzanych przez Miasto Ostrów Mazowiecka jest: Burmistrz Miasta Ostrów Mazowiecka, ul. 3 Maja 66 , 07-300 Ostrów Mazowiecka. 
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym mogą się Państwo kontaktować w sprawach przetwarzania Państwa danych osobowych poprzez adres e-mail: iod@ostrowmaz.pl;
3. Państwa dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z przepisami RODO, art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne w celu wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
4. Podanie przez Państwa danych osobowych Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celach związanych z zawarciem i realizacją umowy.
5. W zakresie danych osobowych Państwa dotyczących, przysługują wam następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych,
• prawo sprostowania danych np. gdy są nieaktualnie lub nieprawdziwe,
• prawo uzyskania kopii swoich danych osobowych w siedzibie Administratora.
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – prawo przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 21 RODO,
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych.

6. Dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz do momentu upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikającego z ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny;

7. Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa lub umowy powierzenia przetwarzania danych.

8. Administrator nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym profilowania.

Zaproszenie do składania ofert PDF

Formularz Oferty DOC, PDF

Wzór Umowy PDF

Zał. Nr 1 do Umowy - Opis przedm. zam. PDF

Załącznik Nr 3 PDF

Załącznik Nr 3a PDF

Załącznik nr 4 Wykaz usług DOC, PDF

Ostrów Mazowiecka, 13.12.2019r.

ODPOWIEDŹ NA ZAPYTANIE WYKONAWCY

Odpowiedź na zapytanie do pobrania